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Beispiel-Projektplan

Projektplan für eine DMS-Einführung

Ein Projektplan für eine DMS-Einführung gliedert die Einführung in 9 Phasen mit 54 Aufgaben über 23 Wochen und einem Budget von etwa 96.400 €. Der Beispielplan behandelt Projektinitiierung, Ist-Analyse, Lösungskonzeption, Compliance, Datenschutz und Berechtigungen. Er berücksichtigt digitalen Rechnungseingang, Freigabe-Workflow, DATEV, Microsoft 365, Schulung und kontrollierten Rollout.

  • 23 Wochen
  • 9 Phasen
  • 54 Aufgaben
  • Budget ca. 96.400 €
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Beispielplan

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems mit digitalem Rechnungseingang, Freigabe-Workflow und Systemintegrationen

In der Verwaltung eines mittelständischen Unternehmens wird ein Dokumentenmanagementsystem für den digitalen Rechnungseingang eingeführt. Ziel ist ein revisionssicherer, GoBD-konformer Freigabe- und Archivierungsprozess mit klaren Rollen und Berechtigungen. Das System wird an DATEV und Microsoft 365 angebunden und in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert. Datenschutz, Betriebsrat, Schulung und kontrollierter Rollout sind dabei wesentliche Erfolgsfaktoren.

Gesamtfortschritt0%
23Wochen
0/9Phasen
0/54Aufgaben
96.400 €Budget
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Phasen

1

Phase 1: Projektinitiierung und Governance

Ausstehend · 2W · 0/4
Projektleitung
0

Die organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen des Projekts werden verbindlich festgelegt. Entscheidungswege, Rollen, Projektumfang sowie die frühe Einbindung von Betriebsrat und Datenschutz werden sichergestellt.

Projektauftrag mit Zielbild, Projektumfang, Erfolgskriterien, Budgetrahmen und Abgrenzung zu bestehenden Microsoft-365-Ablagen erstellen und durch die Geschäftsführung freigeben lassen
02.10. – 04.10. 3 Tage
Projektleitung
Rollenmodell mit Verantwortlichkeiten für Geschäftsführung, Finanzbuchhaltung, IT, Datenschutz, Betriebsrat, Key-User und Implementierungspartner einschließlich Eskalations- und Entscheidungswegen festlegen
02.10. – 03.10. 2 Tage
Projektleitung
Verbindlichen Einbindungs- und Abstimmungsplan für Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte/-beauftragten und DATEV-Verantwortliche einschließlich erforderlicher Genehmigungen und Sitzungstermine erstellen
02.10. – 04.10. 3 Tage
Projektleitung
Projektauftakt mit den Kernstakeholdern durchführen und einen abgestimmten Termin-, Kommunikations- und Dokumentationsplan verabschieden
05.10. – 06.10. 2 Tage
Projektleitung
Workshops mit Finanzbuchhaltung, Einkauf und ausgewählten Fachabteilungen zur Aufnahme des Ist-Prozesses von Rechnungseingang, Prüfung, Kontierung, Freigabe bis zur Buchung durchführen
16.10. – 19.10. 4 Tage
Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
Bestehende Dokumentenablagen in Dateisystemen, E-Mail-Postfächern, SharePoint und Microsoft Teams einschließlich Dokumenttypen, Mengen und Zugriffsmustern inventarisieren
16.10. – 19.10. 4 Tage
IT-Leitung und Systemadministration
Aktuelle DATEV-Buchungs- und Belegprozesse, Übergabeformate, Belegverknüpfungen sowie manuelle Nacharbeiten mit DATEV-Verantwortlichen oder Steuerberatung dokumentieren
16.10. – 18.10. 3 Tage
DATEV-Verantwortliche/-r beziehungsweise Steuerberatung
Datenschutz-, Aufbewahrungs- und Mitbestimmungsanforderungen für Rechnungsdaten, Beschäftigtendaten, Protokolle und Freigabeinformationen aufnehmen
16.10. – 18.10. 3 Tage
Datenschutzbeauftragte/-beauftragter
Rollen- und Berechtigungsbedarf je Abteilung sowie Sonderfälle wie Stellvertretungen, Abwesenheiten, vertrauliche Dokumente und Funktionstrennung erfassen
20.10. – 24.10. 3 Tage
IT-Leitung und Systemadministration
Priorisierten Anforderungskatalog mit Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen sowie fachlichen und technischen Abnahmekriterien erstellen und mit den Key-Usern abstimmen
25.10. – 27.10. 3 Tage
Projektleitung
Zielprozess für digitale Eingangsrechnungen von Erfassung, OCR-Prüfung und Validierung über Kontierung und mehrstufige Freigabe bis zu Buchung und Archivierung modellieren
06.11. – 10.11. 5 Tage
Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
Zielstruktur für Dokumenttypen, Akten, Metadaten, Pflichtfelder, Suchattribute und Belegverknüpfungen für Rechnungen und weitere Verwaltungsdokumente definieren
06.11. – 09.11. 4 Tage
DMS-Anbieter und Implementierungspartner
Aufbewahrungs-, Lösch- und Sperrfristen für Rechnungen, Freigabeprotokolle und sonstige Dokumente in einer verbindlichen Fristenmatrix abbilden
06.11. – 08.11. 3 Tage
Datenschutzbeauftragte/-beauftragter
Fachliches Rollenmodell für Antragsteller, Prüfer, Kontierer, Freigeber, Stellvertretung, Rechnungswesen und Administration einschließlich Freigabelimits beschreiben
06.11. – 08.11. 3 Tage
Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
Zielbild für das Zusammenspiel von DMS, SharePoint, Exchange, Microsoft Teams und bestehenden Dateiablagen einschließlich führender Ablage und Vermeidung von Doppelablagen entwickeln
06.11. – 08.11. 3 Tage
Microsoft-365-Administration
Fachliches Lösungskonzept mit Prozessdiagrammen, Ablagestruktur, Metadatenmodell und offenen Entscheidungsfragen in einem Abstimmungsworkshop verabschieden
13.11. – 14.11. 2 Tage
Projektleitung
GoBD-Kontrollanforderungen für Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Protokollierung, Belegbezug, Export und Verfügbarkeit des Archivs definieren
13.11. – 16.11. 4 Tage
DATEV-Verantwortliche/-r beziehungsweise Steuerberatung
Verfahrensdokumentation mit Prozessbeschreibung, Systemverantwortlichkeiten, Kontrollhandlungen, Änderungsmanagement und Nachweisen für die digitale Rechnungsverarbeitung strukturieren
13.11. – 16.11. 4 Tage
Projektleitung
Datenschutzkonzept für Rechnungs- und Freigabedaten einschließlich Zweckbindung, Datenminimierung, Zugriffen, Protokolldaten, Löschung, Aufbewahrung und Auftragsverarbeitung erstellen
13.11. – 16.11. 4 Tage
Datenschutzbeauftragte/-beauftragter
Auswirkungen des Systems auf Beschäftigte, Auswertbarkeit von Freigaben und mögliche Leistungs- oder Verhaltenskontrolle mit dem Betriebsrat bewerten und Anforderungen dokumentieren
13.11. – 15.11. 3 Tage
Projektleitung
Abteilungsbezogene Berechtigungsmatrix mit Rollen, Dokumenttypen, Zugriffsebenen, Funktionstrennung, Stellvertretungen und Administrationsrechten erstellen
13.11. – 17.11. 5 Tage
IT-Leitung und Systemadministration
Compliance-, Datenschutz- und Berechtigungskonzept in einem gemeinsamen Abstimmungstermin durch Datenschutz, Betriebsrat, Finanzbuchhaltung und IT genehmigen lassen
20.11. – 21.11. 2 Tage
Projektleitung
Zielarchitektur für DMS, Speicher, Mandanten- und Umgebungsstruktur, Backup, Wiederherstellung, Hochverfügbarkeit und Systembetrieb entwerfen
27.11. – 30.11. 4 Tage
IT-Leitung und Systemadministration
DATEV-Integrationsdesign mit Übergabeformaten, Kontierungsdaten, Belegreferenzen, Statusrückmeldungen, Fehlerbehandlung und Abstimmung der Buchungslogik erstellen
27.11. – 05.12. 7 Tage
DATEV-Verantwortliche/-r beziehungsweise Steuerberatung
Microsoft-365-Integrationsdesign für SharePoint, Exchange, Microsoft Teams und Entra ID einschließlich führender Ablage, E-Mail-Archivierung und Gruppensteuerung spezifizieren
27.11. – 04.12. 6 Tage
Microsoft-365-Administration
Authentifizierungs- und Identitätskonzept mit Single Sign-on, Gruppen- beziehungsweise Rollenmapping, administrativen Konten und Deprovisionierung beschreiben
27.11. – 30.11. 4 Tage
IT-Leitung und Systemadministration
Technisches Eingangskonzept für PDF- und E-Rechnungen, zentrale Rechnungspostfächer, Scanprozesse, OCR, Dublettenprüfung und Validierung definieren
27.11. – 30.11. 4 Tage
DMS-Anbieter und Implementierungspartner
Anforderungen an Protokollierung, Monitoring, technische Fehlerqueues, Benachrichtigungen und revisionssichere Systemnachweise festlegen
06.12. – 08.12. 3 Tage
IT-Leitung und Systemadministration
Technische Spezifikation mit Schnittstellenbeschreibungen, Netzwerk- und Sicherheitsvorgaben sowie Betriebsverantwortlichkeiten zur Architekturfreigabe vorlegen
11.12. – 13.12. 3 Tage
DMS-Anbieter und Implementierungspartner
DMS-Basisumgebung mit Mandant, Speicherbereichen, Dokumenttypen, Suchfunktionen und technischen Systemeinstellungen einrichten
25.12. – 28.12. 4 Tage
DMS-Anbieter und Implementierungspartner
Metadaten, Pflichtfelder, Klassifikationen, Aufbewahrungsfristen und Ablageregeln für Eingangsrechnungen und ausgewählte Verwaltungsdokumente konfigurieren
25.12. – 29.12. 5 Tage
DMS-Anbieter und Implementierungspartner
Rechnungsworkflow mit OCR-Validierung, Kontierung, Freigabestufen, Schwellenwerten, Zurückweisung, Korrekturschleifen, Stellvertretung und Eskalationsfristen konfigurieren
25.12. – 03.01. 8 Tage
Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
Berechtigungen, Abteilungsrollen, Funktionstrennung, Stellvertretungsregeln und Testkonten entsprechend der genehmigten Matrix im DMS einrichten
25.12. – 28.12. 4 Tage
IT-Leitung und Systemadministration
DATEV-Schnittstelle in der Testumgebung einrichten und grundlegende Übergabe von Buchungsdaten und Belegverknüpfungen konfigurieren
25.12. – 01.01. 6 Tage
DMS-Anbieter und Implementierungspartner
SharePoint-, Exchange-, Microsoft-Teams- und Entra-ID-Anbindungen einschließlich Gruppen- und Benutzerzuordnung technisch einrichten
25.12. – 01.01. 6 Tage
Microsoft-365-Administration
Pilotbereich mit Finanzbuchhaltung und einer ausgewählten Fachabteilung festlegen und repräsentative Rechnungsfälle einschließlich Sonderfällen zusammenstellen
04.01. – 10.01. 5 Tage
Projektleitung
Altbestände analysieren, relevante Dokumentklassen und Zeiträume für die Migration auswählen sowie Dubletten, fehlende Metadaten und nicht zu übernehmende Dokumente kennzeichnen
25.12. – 29.12. 5 Tage
IT-Leitung und Systemadministration
Migrationsmapping und Runbook mit Quelldaten, Zielmetadaten, Prüfsummen, Protokollierung, Abbruchkriterien, Rückfalloption und Verantwortlichkeiten erstellen
01.01. – 04.01. 4 Tage
DMS-Anbieter und Implementierungspartner
Pilotmigration durchführen, Dokumentanzahl und Metadaten abgleichen, Stichproben prüfen und erkannte Konfigurationsfehler vor dem Integrationstest beheben
11.01. – 16.01. 4 Tage
IT-Leitung und Systemadministration
Testfallkatalog mit erwarteten Ergebnissen, Testdaten, Verantwortlichen und Abnahmekriterien für Standard- und Sonderfälle finalisieren
22.01. – 24.01. 3 Tage
Projektleitung
End-to-End-Tests für Rechnungseingang, OCR, Validierung, Kontierung, mehrstufige Freigabe, Stellvertretung, Zurückweisung, Storno und Abschluss durchführen
22.01. – 26.01. 5 Tage
Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
DATEV-, Microsoft-365- und Identitätsintegration einschließlich erfolgreicher Übergabe, Fehlerfällen, Belegverknüpfung, Berechtigungsänderung und Benutzerdeaktivierung testen
22.01. – 26.01. 5 Tage
IT-Leitung und Systemadministration
GoBD-relevante Funktionen wie Unveränderbarkeit, Versions- und Änderungshistorie, vollständige Protokollierung, Export, Aufbewahrung und Wiederherstellung prüfen
22.01. – 25.01. 4 Tage
DATEV-Verantwortliche/-r beziehungsweise Steuerberatung
Berechtigungs- und Datenschutztests mit positiven und negativen Zugriffsszenarien für Finanzbuchhaltung, Fachabteilungen, Administration und Betriebsratsanforderungen durchführen
22.01. – 25.01. 4 Tage
Datenschutzbeauftragte/-beauftragter
Pilotmigration durch Stichproben, Vollständigkeitsabgleich, Metadatenprüfung und Lesbarkeit der übernommenen Dokumente fachlich validieren
29.01. – 31.01. 3 Tage
Key-User aus den betroffenen Fachabteilungen
Fehlerliste priorisieren, Korrekturen nachtesten und fachliche Abnahme mit offenem Restmängelprotokoll dokumentieren
01.02. – 06.02. 4 Tage
Projektleitung
Rollenbezogene Schulungsunterlagen, Kurzanleitungen und Prozessübersichten für Rechnungseingang, Kontierung, Freigabe, Stellvertretung und Administration erstellen
12.02. – 15.02. 4 Tage
DMS-Anbieter und Implementierungspartner
Präsenz- oder Onlineschulungen für Finanzbuchhaltung, Key-User und Systemadministration mit praktischen Rechnungsfällen und Fehlerbehandlung durchführen
16.02. – 20.02. 3 Tage
DMS-Anbieter und Implementierungspartner
Freigabeverantwortliche und Stellvertretungen der Fachabteilungen schulen und die korrekte Bearbeitung von Freigaben, Rückfragen, Ablehnungen und Abwesenheiten üben
12.02. – 14.02. 3 Tage
Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
Go-live-Checkliste mit Migrationsfenster, Kommunikationsmaßnahmen, Supportkanälen, Bereitschaftsplan, Abschaltung alter Prozesse und Eskalationswegen erstellen
12.02. – 13.02. 2 Tage
Projektleitung
Produktivsetzung mit Konfigurationsfreeze, finaler Migration des freigegebenen Bestands, Sicherung der Ausgangssysteme und dokumentiertem Rückfallplan durchführen
26.02. – 27.02. 2 Tage
IT-Leitung und Systemadministration
Produktiven Rechnungseingang aktivieren und mit repräsentativen Rechnungen Smoke-Tests für Erfassung, Freigabe, DATEV-Übergabe und Archivierung durchführen
28.02. – 28.02. 1 Tag
Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
Stabilisierungsbetrieb mit täglicher Überwachung von Workflow-Durchlaufzeiten, Fehlerqueues, DATEV-Übergaben, Berechtigungsproblemen und offenen Anwenderanfragen durchführen
26.02. – 06.03. 7 Tage
DMS-Anbieter und Implementierungspartner
Betriebsübergabe mit Systemdokumentation, Administrationshandbuch, offenen Restpunkten, Wartungsverantwortlichkeiten und Abschlussprotokoll durchführen
07.03. – 08.03. 2 Tage
Projektleitung
In der App öffnen: Phasen

Timeline

Timeline 9 PhasenStart: 02.10.2026
Phase / Aufgabe
Okt 2026
Nov 2026
Dez 2026
Jan 2027
Feb 2027
Mär
KW 102.10
KW 316.10
KW 530.10
KW 713.11
KW 927.11
KW 1111.12
KW 1325.12
KW 1508.01
KW 1722.01
KW 1905.02
KW 2119.02
KW 2305.03
Projektinitiierung und Governance02.10. – 15.10. · 2 Wo. · 0/4
Projektinitiierung und Governance
Ist-Analyse und Anforderungsaufnahme16.10. – 05.11. · 3 Wo. · 0/6
Ist-Analyse und Anforderungsaufnahme
Zielprozesse und Lösungskonzeption06.11. – 26.11. · 3 Wo. · 0/6
Zielprozesse und Lösungskonzeption
Compliance-, Datenschutz- und Berechtigungskonzept13.11. – 03.12. · 3 Wo. · 0/6
Compliance-, Datenschutz- und Berechtigungskonzept
Technische Architektur und Integrationsdesign27.11. – 24.12. · 4 Wo. · 0/7
Technische Architektur und Integrationsdesign
Konfiguration, Pilot und Migrationsvorbereitung25.12. – 21.01. · 4 Wo. · 0/10
Konfiguration, Pilot und Migrationsvorbereitung
Integrationstest und fachliche Abnahme22.01. – 11.02. · 3 Wo. · 0/7
Integrationstest und fachliche Abnahme
Schulung und Rollout-Vorbereitung12.02. – 25.02. · 2 Wo. · 0/4
Schulung und Rollout-Vorbereitung
Go-live und Stabilisierungsbetrieb26.02. – 11.03. · 2 Wo. · 0/4
Go-live und Stabilisierungsbetrieb
GeplantIn ArbeitAbgeschlossenBlockiertMeilensteine
In der App öffnen: Timeline

Budget

Budget: 96.400 €
Implementierung & Integrationen · 42.350 €Software & Lizenzen · 25.300 €Compliance, Migration & Datenqualität · 16.250 €Schulung, Test & Go-live · 12.500 €
Implementierung & Integrationen42.350 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Externe Projektleitung und Steuerung12 Personentage900 €10.800 €
DMS-Lösungsarchitektur und fachliches Systemdesign5 Personentage1.100 €5.500 €
DMS-Konfiguration für Ablagestrukturen, Metadaten und Rechnungsworkflow15 Personentage750 €11.250 €
DATEV-Schnittstelle und Buchungsübergabe6 Personentage1.000 €6.000 €
Microsoft-365-Integration mit SharePoint, Exchange und Entra ID6 Personentage900 €5.400 €
Rollen- und Berechtigungsintegration in die Identitätsverwaltung4 Personentage850 €3.400 €
Software & Lizenzen25.300 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
DMS-Nutzungsrechte für Mitarbeitende120 Nutzer180 €21.600 €
DMS-Modul für Rechnungsworkflow und GoBD-Archivierung1 Pauschal2.500 €2.500 €
Test- und Schulungsumgebung für die Projektlaufzeit3 Monat400 €1.200 €
Compliance, Migration & Datenqualität16.250 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
GoBD-Prüfung und Erstellung der Verfahrensdokumentation4 Personentage1.000 €4.000 €
DSGVO-Prüfung einschließlich Lösch-, Aufbewahrungs- und Zugriffskonzept4 Personentage950 €3.800 €
Abstimmung mit Datenschutzbeauftragtem und Betriebsrat2 Personentage850 €1.700 €
Analyse, Klassifizierung und Bereinigung des zu migrierenden Dokumentenbestands6 Personentage750 €4.500 €
Kontrollierte Erstmigration und Dokumentation der Übernahme3 Personentage750 €2.250 €
Schulung, Test & Go-live12.500 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Rollenbezogene Anwender- und Freigabeschulungen6 Personentage850 €5.100 €
Erstellung von Schulungsunterlagen, Kommunikations- und Betriebshandbüchern2 Personentage700 €1.400 €
Testkoordination, End-to-End-Tests und fachliche Abnahme5 Personentage850 €4.250 €
Produktivsetzung und Hypercare-Unterstützung2 Personentage875 €1.750 €
In der App öffnen: Budget

Risiken

Hoch

Verzögerte Betriebsrats- oder Datenschutzfreigabe

Wenn Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte bis zum Abschluss von Phase 4 keine abgestimmten Anforderungen zu Leistungs- und Verhaltenskontrolle, Zugriffsprotokollen, Aufbewahrung oder Beschäftigtendaten freigeben, müssen Workflow, Berechtigungskonzept oder Rolloutplanung nachträglich geändert werden.

Gegenmaßnahme: Die Projektleitung bindet Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte ab Woche 1 verbindlich ein, dokumentiert offene Punkte in einem Entscheidungsregister und holt die erforderlichen Freigaben spätestens bis Ende Woche 9 ein.
Hoch

Unvollständige GoBD-konforme Archivierung

Wenn bis zur fachlichen Abnahme nicht nachgewiesen ist, dass Rechnungen vollständig, nachvollziehbar, lesbar, verfügbar und gegen unzulässige Veränderung geschützt archiviert werden, kann die steuerliche Anerkennung der digitalen Belege gefährdet sein.

Gegenmaßnahme: Finanzbuchhaltung, IT und DMS-Anbieter erstellen bis Ende Woche 9 ein GoBD- und Verfahrensdokumentationskonzept und prüfen in den Phasen 6 und 7 insbesondere Originalformat, Versionierung, Protokollierung, Aufbewahrungsfristen, Export und Wiederherstellung.
Hoch

Fehlerhafte DATEV-Übergabe

Wenn Kontierung, Steuerkennzeichen, Kostenstellen, Belegverknüpfungen oder Übergabeformate bis zum Integrations- und Abnahmetest nicht eindeutig definiert sind, können Rechnungen fehlerhaft oder doppelt an DATEV übergeben werden.

Gegenmaßnahme: Die Finanzbuchhaltung und die DATEV-Verantwortlichen spezifizieren die Buchungslogik und Testfälle bis Ende Woche 12; der Implementierungspartner führt in Woche 17 bis 19 End-to-End-Tests mit Positiv-, Fehler-, Storno- und Wiederholungsfällen durch.
Hoch

Unpassendes Berechtigungs- und Vertretungskonzept

Wenn Rollen, Abteilungsgrenzen, Stellvertretungen und Trennung von Erfassung, Prüfung, Freigabe und Administration bis zum Pilot nicht vollständig modelliert sind, erhalten Mitarbeitende möglicherweise unzulässigen Zugriff oder Rechnungen bleiben wegen fehlender Vertretungen liegen.

Gegenmaßnahme: IT-Leitung, Fachabteilungen und Datenschutzbeauftragte erstellen bis Ende Woche 9 eine genehmigte Rollenmatrix; der DMS-Anbieter setzt sie bis Woche 16 um und prüft sie in Woche 17 bis 19 mit Berechtigungs-, Negativ- und Stellvertretungstests.
Hoch

Unzureichende Testabdeckung und fehlende Notfallverfahren

Wenn bis zum Beginn von Phase 7 keine Tests für Zurückweisung, Storno, Vertreterfreigabe, fehlerhafte DATEV-Übergabe, Systemausfall, Wiederherstellung und unberechtigte Zugriffe vorliegen, können kritische Fehler erst nach dem Go-live auftreten.

Gegenmaßnahme: Die Projektleitung erstellt mit IT, Finanzbuchhaltung und dem Implementierungspartner bis Ende Woche 16 einen priorisierten Testkatalog; kritische Tests müssen bis Ende Woche 19 bestanden, dokumentiert und mit einem Notfall- sowie Rückfallverfahren verknüpft sein.
Mittel

Unzureichende Microsoft-365-Integration

Wenn die Ablage- und Integrationsarchitektur für SharePoint, Exchange, Entra ID und das DMS bis Ende Woche 12 nicht eindeutig festgelegt ist, entstehen Doppelablagen, unklare führende Dokumentversionen oder unkontrollierte Freigaben per E-Mail.

Gegenmaßnahme: Die Microsoft-365-Administration und IT definieren bis Woche 12 verbindliche Ablageorte, Synchronisationsregeln, Identitätsflüsse und Fehlerbehandlung; diese werden im Integrationstest und im Pilot bis Woche 19 überprüft.
Mittel

Mangelhafte Datenqualität und fehlerhafte Migration

Wenn im Altbestand mehr als 5 % der für die Migration vorgesehenen Dokumente fehlende Metadaten, Dubletten oder unklare Aufbewahrungsfristen aufweisen, verlängern sich Bereinigung und Migration und die spätere Auffindbarkeit wird beeinträchtigt.

Gegenmaßnahme: Projektleitung, Fachabteilungen und DMS-Anbieter führen bis Woche 12 eine Stichprobenanalyse durch, definieren bis Woche 16 ein freigegebenes Migrationsrunbook und migrieren zunächst nur einen kontrollierten Pilotbestand mit Protokoll und Rückfalloption.
Mittel

Geringe Akzeptanz des digitalen Rechnungsworkflows

Wenn Pilotanwender und Freigabeverantwortliche den neuen Ablauf nicht akzeptieren oder Freigaben im Pilot regelmäßig länger als drei Arbeitstage dauern, können Schattenprozesse, E-Mail-Freigaben und manuelle Umgehungen entstehen.

Gegenmaßnahme: Projektleitung und Key-User testen die Zielprozesse ab Woche 13 mit realistischen Fällen, klären Verantwortlichkeiten und Stellvertretungen bis Woche 16 und führen in Woche 20 bis 21 rollenbezogene Schulungen sowie eine verbindliche Kommunikations- und Supportplanung durch.
Mittel

Fehlende technische Ressourcen oder Überschreitung des Projektbudgets

Wenn DATEV-, Microsoft-365- oder DMS-Spezialisten ab Woche 9 nicht verfügbar sind oder zusätzliche Schnittstellen- und Lizenzanforderungen die Budgetreserve von 12 % überschreiten, können Architektur, Konfiguration und Go-live verschoben werden.

Gegenmaßnahme: Projektleitung und IT sichern bis Ende Woche 5 die benötigten internen und externen Kapazitäten, prüfen in Woche 9 und 12 den Ressourcen- und Budgetstatus und lassen Änderungen oberhalb der Reserve durch Auftraggeber und Lenkungskreis freigeben.
In der App öffnen: Risiken

Stakeholder

GO

Geschäftsführung oder Auftraggeber

Gibt Budget und Zielbild frei und entscheidet bei grundsätzlichen Zielkonflikten

Einbinden: Ab Phase 1
P

Projektleitung

Steuert Zeitplan, Umfang, Risiken, Entscheidungen und Eskalationen

Einbinden: Ab Phase 1
FU

Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen

Definiert Rechnungsprüfung, Kontierung, Freigaben und DATEV-Anforderungen

Einbinden: Ab Phase 1
IL

IT-Leitung und Systemadministration

Verantwortet Architektur, Betrieb, Identitäten, Schnittstellen und technische Sicherheit

Einbinden: Ab Phase 1
DO

Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter

Bewertet Verarbeitungen, Zugriffe, Lösch- und Aufbewahrungskonzepte sowie mögliche Datenschutz-Folgen

Einbinden: Ab Phase 2
B

Betriebsrat

Prüft Auswirkungen auf Beschäftigte, Kontrollmöglichkeiten, Leistungs- und Verhaltenskontrolle sowie Mitbestimmungstatbestände

Einbinden: Ab Phase 1
DA

DMS-Anbieter und Implementierungspartner

Verantwortet Produktauslegung, Konfiguration, Schnittstellen und technische Umsetzung

Einbinden: Ab Phase 2
DV

DATEV-Verantwortliche oder Steuerberatung

Klärt Übergabeformate, Buchungslogik, Archivbezug und steuerliche Anforderungen

Einbinden: Ab Phase 2
MA

Microsoft-365-Administration

Bewertet SharePoint-, Exchange-, Entra-ID- und Berechtigungsschnittstellen

Einbinden: Ab Phase 3
KU

Key-User aus den betroffenen Fachabteilungen

Prüfen Zielprozesse, Rollen, Bedienbarkeit und Abnahmekriterien aus Anwendersicht

Einbinden: Ab Phase 2
In der App öffnen: Stakeholder

Compliance

Pflicht 5

GoBD-konforme Archivierung mit Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Lesbarkeit, Verfügbarkeit, Protokollierung und Schutz vor unzulässiger Veränderung; einschließlich dokumentierter Verfahrensdokumentation

Finanzbuchhaltung, IT-Leitung, DMS-Anbieter Woche 3–19, anschließend laufend
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
GoBD und E-Rechnung(AO §§ 146, 147; GoBD (BMF); UStG § 14)
  • Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
  • Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
  • Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
  • Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
  • Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
  • Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)

Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach insbesondere AO § 147 und HGB § 257 sowie abgestimmtes Lösch-, Sperr- und Aufbewahrungskonzept

Finanzbuchhaltung, Datenschutzbeauftragte/-beauftragter, IT Woche 6–19, anschließend laufend
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
GoBD und E-Rechnung(AO §§ 146, 147; GoBD (BMF); UStG § 14)
  • Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
  • Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
  • Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
  • Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
  • Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
  • Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)

Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Prüfung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist, sowie gegebenenfalls Durchführung und Dokumentation einschließlich Bewertung von Protokollierung und möglicher Verhaltenskontrolle

Datenschutzbeauftragte/-beauftragter Woche 3–9
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Abschluss und Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen sowie Regelung von Unterauftragnehmern, Datenstandorten und technischen Schutzmaßnahmen mit DMS-, Microsoft-365- und gegebenenfalls Hosting-Anbietern

Datenschutzbeauftragte/-beauftragter, IT-Leitung, Einkauf Woche 4–12
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
DSGVO / GDPR(EU 2016/679)
  • Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
  • Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Beteiligung und erforderliche Mitbestimmung des Betriebsrats nach BetrVG, insbesondere bei technischen Einrichtungen mit möglicher Leistungs- oder Verhaltenskontrolle; Dokumentation der vereinbarten Kontroll- und Protokollierungsregeln

Betriebsrat, Projektleitung, Datenschutzbeauftragte/-beauftragter Woche 1–9
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
  • Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
  • Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
  • Anhörung vor jeder Kündigung (§102), schriftlich mit Begründung
  • Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)

Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

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Wichtig 1

Umsetzung eines rollenbasierten Berechtigungs-, Authentifizierungs- und Protokollierungskonzepts für DMS, DATEV und Microsoft 365 einschließlich regelmäßiger Rechteprüfung und dokumentierter Stellvertretungen

IT-Leitung, Microsoft-365-Administration, Fachabteilungen Woche 4–19, anschließend laufend
Wichtig
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

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In der App öffnen: Compliance

Meilensteine

  1. Woche 2

    Freigegebener Projektauftrag mit Rollenmodell, Entscheidungswegen und abgestimmtem Einbindungsplan

    Voraussetzung: Projektinitiierung und Governance
  2. Woche 5

    Abgestimmter Ist-Bericht und freigegebener priorisierter Anforderungskatalog

    Voraussetzung: Ist-Analyse und Anforderungsaufnahme
  3. Woche 8

    Abgenommenes fachliches Zielbild einschließlich Zielprozessen, Ablagestruktur und Metadatenmodell

    Voraussetzung: Zielprozesse und Lösungskonzeption
  4. Woche 9

    Genehmigtes Compliance-, Datenschutz- und Berechtigungskonzept einschließlich abgestimmter Betriebsratsanforderungen

    Voraussetzung: Compliance-, Datenschutz- und Berechtigungskonzept
  5. Woche 12

    Freigegebenes technisches Architektur- und Integrationsdesign für DMS, DATEV, Microsoft 365 und Identitätsverwaltung

    Voraussetzung: Technische Architektur und Integrationsdesign
  6. Woche 16

    Funktionsfähige Pilotumgebung mit konfiguriertem Rechnungsworkflow, angebundenen Testsystemen und freigegebenem Migrationsrunbook

    Voraussetzung: Konfiguration, Pilot und Migrationsvorbereitung
  7. Woche 19

    Dokumentierter Testabschluss mit bestandenen kritischen Tests und fachlich sowie technisch erteilter Abnahme

    Voraussetzung: Integrationstest und fachliche Abnahme
  8. Woche 21

    Abgeschlossene Rollenschulungen und freigegebene Go-live-, Kommunikations- und Supportplanung

    Voraussetzung: Schulung und Rollout-Vorbereitung
  9. Woche 23

    Produktiver Betrieb des DMS mit überwachten Rechnungsprozessen, dokumentierter Betriebsübergabe und priorisiertem Restmängelplan

    Voraussetzung: Go-live und Stabilisierungsbetrieb
In der App öffnen: Meilensteine

So ist dieser Plan entstanden

Dieser Plan wurde von PathHub AI aus einer einzigen Beschreibung erstellt: „Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Verwaltung eines Mittelständlers mit 120 Mitarbeitenden: digitale Eingangsrechnungen mit Freigabe-Workflow, GoBD-konforme Archivierung, Anbindung an DATEV und Microsoft 365, Berechtigungen nach Abteilungen, Betriebsrat und Datenschutz einbinden.“ Ohne Unternehmenskontext. Mit deinen Abteilungen, Freigabeprozessen und Compliance-Vorgaben wird er deutlich genauer.

Passende Dokumente zum Vorhaben

Vor dem Projektplan steht meist das Lastenheft. Hier das passende Beispiel mit Word-Download.

Lastenheft DMS: Beispiel

Lastenheft mit Word-Download
Pflichten

Pflichten mit Vorlauf: Daran denken viele zu spät

Diese Pflichten löst eine DMS-Einführung typischerweise aus (Beispiel Deutschland). PathHub AI plant sie mit Vorlauf ein, warnt bei zu knappem Zeitplan und zeigt unter „Regel & Nachweise“ die Regel mit Kriterien, die du abhakst und mit Nachweisen belegst. Keine Rechtsberatung.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen und Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen (DSGVO Art. 30, 35)
Pflicht 2–4 Wochen vor dem Go-liveRichtwert
Regel & Nachweise

Warum: Das neue System verarbeitet personenbezogene Daten von Kunden oder Beschäftigten.

Regel aus der Compliance-Bibliothek
DSGVO / GDPREU 2016/679
Kriterien
  • Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
  • Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen (Art. 28 DSGVO)
Pflicht 2–6 Wochen vor dem Go-livegesetzlich
Regel & Nachweise

Warum: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag (Cloud, Wartung, Support).

Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO: Der Vertrag muss vor Beginn der Verarbeitung vorliegen, auch vor Tests mit echten Daten oder der Datenmigration.

Regel aus der Compliance-Bibliothek
Cloud-VertragsrechtDSGVO Art. 28
Kriterien
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Cloud-Provider
  • SLA mit Verfügbarkeit, RPO, RTO
  • Exit- und Portabilitätsklausel
  • Datenlokalisierung und Transfer-Mechanismus (SCC / Adequacy)

Bei Verstoß: Zivilrechtliche Ansprüche bei Datenverlust; Regressansprüche abhängig vom Vertrag. DSGVO-Bußgelder bei Non-Compliance.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Betriebsrat beteiligen und Betriebsvereinbarung zum System abschließen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)
Wichtig 6–12 Wochen vor dem Go-liveRichtwert
Regel & Nachweise

Warum: Fast jede Software protokolliert Nutzeraktionen und ist damit zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet.

Gilt: nur wenn ein Betriebsrat besteht

Rechtsgrundlage: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind; die Eignung genügt. Ohne Einigung darf das System nicht eingeführt werden.

Regel aus der Compliance-Bibliothek
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
Kriterien
  • Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
  • Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
  • Anhörung vor jeder Kündigung (§102), schriftlich mit Begründung
  • Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)

Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Verfahrensdokumentation und revisionssichere Archivierung nach GoBD sicherstellen, E-Rechnung testen
Wichtig 4–8 Wochen vor dem Go-liveRichtwert
Regel & Nachweise

Warum: Steuerrelevante Daten müssen vollständig, unveränderbar und prüfbar aufbewahrt werden, auch nach dem Systemwechsel.

Gilt: wenn das System buchhaltungs- oder steuerrelevante Daten verarbeitet (ERP, Rechnungen, Kasse)

Regel aus der Compliance-Bibliothek
GoBD und E-RechnungAO §§ 146, 147; GoBD (BMF); UStG § 14
Kriterien
  • Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
  • Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
  • Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
  • Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
  • Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
  • Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)

Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Alle typischen Vorhaben und ihre Pflichten: Interne Projekte planen

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert eine DMS-Einführung?
Im Beispielplan dauert eine DMS-Einführung 23 Wochen in 9 Phasen, davon laufen 2 Phasen teilweise parallel. Die tatsächliche Dauer hängt von Unternehmensgröße, Ausgangslage und verfügbaren Ressourcen ab. Mit deinem Unternehmenskontext passt PathHub den Zeitplan entsprechend an.
Was kostet eine DMS-Einführung?
Der Beispielplan kalkuliert rund 96.400 €, aufgeteilt auf 18 Budgetpositionen mit Menge und Einzelpreis. Die größten Posten sind Implementierung & Integrationen, Software & Lizenzen. Es handelt sich um eine KI-Schätzung als Ausgangspunkt, nicht um ein Angebot.
Welche Risiken gibt es bei eine DMS-Einführung?
Der Plan nennt 9 Risiken mit Gegenmaßnahmen. Am höchsten bewertet sind: Verzögerte Betriebsrats- oder Datenschutzfreigabe; Unvollständige GoBD-konforme Archivierung; Fehlerhafte DATEV-Übergabe.
Wer muss bei eine DMS-Einführung beteiligt werden?
Der Plan sieht unter anderem diese Beteiligten vor: Geschäftsführung oder Auftraggeber, Projektleitung, Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen, IT-Leitung und Systemadministration, Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter, Betriebsrat. Für jede Rolle ist angegeben, warum und ab wann sie einzubeziehen ist.
Kann ich den Plan an mein Unternehmen anpassen?
Ja. Öffne den Plan ohne Anmeldung in PathHub, passe Phasen und Aufgaben an oder beschreibe dein eigenes Vorhaben. Mit Unternehmenskontext (Abteilungen, Freigabeprozesse, Betriebsrat, Compliance-Vorgaben) wird jeder weitere Plan genauer.

Weitere Projektplan-Beispiele

Projektplan: CRM-Einführung

15 Wochen · 6 Phasen · 33 Aufgaben

Projektplan: Büroumzug

11 Wochen · 6 Phasen · 38 Aufgaben

Projektplan: ISO-27001-Zertifizierung

29 Wochen · 10 Phasen · 65 Aufgaben

Projektplan: NIS2-Umsetzung

29 Wochen · 10 Phasen · 83 Aufgaben

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