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Beispiel-Projektplan

Projektplan für eine CRM-Einführung

Ein Projektplan für eine CRM-Einführung strukturiert Anforderungsaufnahme, Zielbild, Datenmigration, Konfiguration, Pilotierung und Rollout in sechs Phasen mit klaren Aufgaben, Zuständigkeiten, Zeitplan und Budget. Der Beispielplan umfasst 33 Aufgaben über 15 Wochen und ein Budget von etwa 46.000 €. Er berücksichtigt Datenqualität, Datenschutz, Berechtigungen, Schulungen, Akzeptanz und einen stabilen Go-live für 40 Vertriebsmitarbeitende an drei Standorten.

  • 15 Wochen
  • 6 Phasen
  • 33 Aufgaben
  • Budget ca. 46.000 €
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Beispielplan

CRM-Einführung mit Excel-Datenmigration und Vertriebsbefähigung

Eingeführt wird ein neues CRM für 40 Vertriebsmitarbeitende an drei Standorten, inklusive Übernahme und Bereinigung bestehender Excel-Daten. Ziel ist eine einheitliche Vertriebssteuerung mit klaren Prozessen, Rollen und Auswertungen. Zusätzlich werden Anwender geschult und die Akzeptanz für die neue Arbeitsweise standortübergreifend aufgebaut. Der Fokus liegt auf einer sauberen Migration, einem praxistauglichen Zielbild und einem stabilen Go-live.

Gesamtfortschritt0%
15Wochen
0/6Phasen
0/33Aufgaben
46.000 €Budget
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Phasen

1

Phase 1: Projektinitiierung und Anforderungsaufnahme

Ausstehend · 2W · 0/4
Vertriebsleitung
0

Diese Phase schafft ein gemeinsames Verständnis von Projektumfang, Zielen und Verantwortlichkeiten für alle drei Standorte. Gleichzeitig werden die bestehenden Vertriebsprozesse, lokale Besonderheiten und datenschutzrelevanten Anforderungen verbindlich aufgenommen.

Projektstart mit Geschäftsführung, Vertriebsleitung, Key-Usern, IT, Datenschutzbeauftragter/m und gegebenenfalls Betriebsrat durchführen; Projektauftrag, Entscheidungswege und Kommunikationsrhythmus festlegen
01.10. – 01.10. 1 Tag
Projektleitung
Vertriebsprozesse an allen drei Standorten in Workshops erfassen und Unterschiede bei Leadbearbeitung, Kundenpflege, Aktivitäten und Verkaufschancen dokumentieren
02.10. – 08.10. 5 Tage
Vertriebsleitung und Key-User der drei Standorte
Anforderungen der 40 Anwender sowie priorisierte CRM-Anwendungsfälle und Vertriebskennzahlen in einem abgestimmten Anforderungskatalog festhalten
09.10. – 12.10. 4 Tage
Projektleitung und Vertriebsmitarbeitenden-Vertretung
Datenschutz- und Mitbestimmungsprüfung für Kundendaten, Aktivitätserfassung, Leistungskennzahlen, Aufbewahrung und Löschung durchführen
02.10. – 04.10. 3 Tage
Datenschutzbeauftragte/r und Betriebsrat/Personalvertretung, sofern vorhanden
CRM-Lösungen beziehungsweise das vorgesehene System anhand der priorisierten Anforderungen, Benutzerzahl, Datenmigration, Datenschutz und Erweiterbarkeit bewerten und eine Entscheidungsvorlage erstellen
15.10. – 18.10. 4 Tage
Projektleitung und CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner
Einheitliche Zielprozesse für Leads, Interessenten, Kunden, Aktivitäten, Verkaufschancen und Nachfassaktionen definieren und zulässige standortspezifische Varianten freigeben
15.10. – 19.10. 5 Tage
Vertriebsleitung und Key-User der drei Standorte
Fachliches Datenmodell mit Pflichtfeldern, Felddefinitionen, Statuswerten, Dublettenregeln und Zuordnung von Verantwortlichkeiten verabschieden
22.10. – 25.10. 4 Tage
CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner und Vertriebsleitung
Rollen- und Berechtigungskonzept für Vertriebsmitarbeitende, Key-User, Vertriebsleitung und Administration einschließlich Sichtbarkeit personenbezogener Daten dokumentieren
22.10. – 25.10. 4 Tage
IT/Systemadministration und Datenschutzbeauftragte/r
Zielbild für Vertriebsberichte und Kennzahlen wie Pipeline, Aktivitäten, Abschlusswahrscheinlichkeit und Standortauswertung festlegen
15.10. – 17.10. 3 Tage
Vertriebsleitung
Technische Bereitstellung des CRM-Mandanten, der Benutzerstruktur und der Entwicklungs- beziehungsweise Testumgebung vorbereiten
19.10. – 23.10. 3 Tage
IT/Systemadministration und CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner
Alle Excel-Quellen, Datenverantwortlichen, Dateistände und enthaltenen Objekte wie Firmen, Kontakte, Ansprechpartner, Aktivitäten und Verkaufschancen inventarisieren
29.10. – 02.11. 5 Tage
Key-User der drei Standorte und CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner
Datenqualität je Standort anhand von Vollständigkeit, Dubletten, uneinheitlichen Schreibweisen, veralteten Datensätzen und fehlenden Zuständigkeiten bewerten
05.11. – 07.11. 3 Tage
CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner und Key-User der drei Standorte
Bereinigungsregeln für Dubletten, Schreibweisen, Pflichtfelder, Adressformate, Statuswerte und nicht mehr benötigte Datensätze festlegen
29.10. – 31.10. 3 Tage
Vertriebsleitung und Key-User der drei Standorte
Excel-Daten nach den freigegebenen Regeln bereinigen, zusammenführen und Datensätze mit unklarer Zuordnung in einer Klärungsliste dokumentieren
08.11. – 16.11. 7 Tage
Key-User der drei Standorte
Quellfelder auf das CRM-Datenmodell abbilden und ein Migrationsmapping einschließlich Besitzerzuordnung, Statusübernahme und Fehlerbehandlung erstellen
08.11. – 13.11. 4 Tage
CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner
Datenschutzrelevante Datenbestände, Einwilligungsinformationen, Löschkandidaten und nicht zu übernehmende Excel-Inhalte kennzeichnen
29.10. – 30.10. 2 Tage
Datenschutzbeauftragte/r und IT/Systemadministration
Kernobjekte, Pflichtfelder, Statuswerte und Ansichten für Firmen, Kontakte, Leads, Aktivitäten und Verkaufschancen im CRM konfigurieren
12.11. – 16.11. 5 Tage
CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner
Standortübergreifende Vertriebsprozesse, Aufgaben, Erinnerungen, Standardworkflows und freigegebene Ausnahmen im System abbilden
19.11. – 21.11. 3 Tage
CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner und Vertriebsleitung
Rollen, Benutzergruppen und Berechtigungen für die 40 Vertriebsmitarbeitenden, Key-User, Vertriebsleitung und Administration einrichten
19.11. – 20.11. 2 Tage
IT/Systemadministration
Standardberichte und Dashboards für Pipeline, Aktivitäten, Verkaufschancen und Standortvergleich konfigurieren
22.11. – 26.11. 3 Tage
CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner und Vertriebsleitung
Bereinigten Testdatenbestand gemäß Migrationsmapping in die Testumgebung importieren und Datensatzanzahl, Beziehungen, Besitzer und Statuswerte abgleichen
27.11. – 29.11. 3 Tage
CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner und Key-User der drei Standorte
Pilotbetrieb mit ausgewählten Key-Usern aller drei Standorte anhand typischer Vertriebsfälle durchführen und Feedback zu Bedienbarkeit, Prozessen und Datenqualität erfassen
30.11. – 04.12. 3 Tage
Key-User der drei Standorte
Pilotbefunde priorisieren, Konfiguration nachsteuern und die fachliche Pilotfreigabe einschließlich offener Punkte und Restmängelliste dokumentieren
05.12. – 07.12. 3 Tage
Projektleitung und Vertriebsleitung
Testfälle für Kundenanlage, Dublettenprüfung, Aktivitäten, Verkaufschancen, Zuständigkeiten, Berechtigungen, Berichte und Datenmigration erstellen
10.12. – 11.12. 2 Tage
CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner und Key-User der drei Standorte
Fachliche Abnahmetests mit Anwendervertretungen aller drei Standorte durchführen, Ergebnisse protokollieren und Abweichungen nach Priorität bewerten
12.12. – 17.12. 4 Tage
Key-User der drei Standorte und Vertriebsleitung
Fehler und Konfigurationsabweichungen beheben, betroffene Testfälle erneut ausführen und die Restmängelliste auf produktionskritische Punkte reduzieren
18.12. – 20.12. 3 Tage
CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner
Rollenbezogene Schulungsunterlagen und Übungsfälle für Vertriebsmitarbeitende, Key-User und Vertriebsleitung auf Basis der finalen Zielprozesse erstellen
18.12. – 20.12. 3 Tage
CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner und Vertriebsleitung
Schulungen für die 40 Vertriebsmitarbeitenden an den drei Standorten durchführen und Teilnahme, offene Fragen sowie individuellen Unterstützungsbedarf dokumentieren
21.12. – 25.12. 3 Tage
Key-User der drei Standorte und CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner
Produktive Migration mit finalem Migrationslauf, Datenabgleich, Abschaltzeitpunkt der Excel-Pflege, Kommunikationsplan und Go-live-Checkliste vorbereiten
26.12. – 28.12. 3 Tage
IT/Systemadministration und CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner
Produktive Excel-Datenmigration durchführen, Datensätze und Zuordnungen stichprobenartig prüfen und die Vollständigkeit gegenüber dem freigegebenen Migrationsbestand bestätigen
31.12. – 01.01. 2 Tage
CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner und IT/Systemadministration
CRM an allen drei Standorten zum vereinbarten Termin freischalten und den Go-live durch Key-User, Vertriebsleitung und IT begleiten
02.01. – 02.01. 1 Tag
IT/Systemadministration und Vertriebsleitung
Zweiwöchige Hypercare-Phase mit zentralem Ticketsystem, täglicher Fehlerbewertung, Nachschulungen und Prüfung der CRM-Nutzung durchführen
03.01. – 09.01. 5 Tage
Key-User der drei Standorte und CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner
Betriebs- und Supportdokumentation übergeben, offene Punkte entscheiden und die formale Projektabnahme einschließlich Übergabe an den Regelbetrieb durchführen
10.01. – 11.01. 2 Tage
Projektleitung und IT/Systemadministration
In der App öffnen: Phasen

Timeline

Timeline 6 PhasenStart: 01.10.2026
Phase / Aufgabe
Okt 2026
Nov 2026
Dez 2026
Jan
KW 101.10
KW 315.10
KW 529.10
KW 712.11
KW 926.11
KW 1110.12
KW 1324.12
KW 1507.01
Projektinitiierung und Anforderungsaufnahme01.10. – 14.10. · 2 Wo. · 0/4
Projektinitiierung und Anforderungsaufnahme
Lösungsfestlegung und Zielbild15.10. – 04.11. · 3 Wo. · 0/6
Lösungsfestlegung und Zielbild
Datenanalyse und Migrationsvorbereitung29.10. – 18.11. · 3 Wo. · 0/6
Datenanalyse und Migrationsvorbereitung
Konfiguration und Pilotierung12.11. – 09.12. · 4 Wo. · 0/7
Konfiguration und Pilotierung
Test, Schulung und Rolloutvorbereitung10.12. – 30.12. · 3 Wo. · 0/6
Test, Schulung und Rolloutvorbereitung
Produktivsetzung und Stabilisierung31.12. – 13.01. · 2 Wo. · 0/4
Produktivsetzung und Stabilisierung
GeplantIn ArbeitAbgeschlossenBlockiertMeilensteine
In der App öffnen: Timeline

Budget

Budget: 46.000 €
Externe CRM-Dienstleister · 21.150 €Personal (intern) · 12.000 €Software & Lizenzen · 8.000 €Schulung & Akzeptanzmanagement · 4.850 €
Externe CRM-Dienstleister21.150 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Prozessaufnahme, Zielbild und CRM-Lösungsdesign5 Personentage1.100 €5.500 €
CRM-Konfiguration von Feldern, Rollen, Ansichten und Standardberichten7 Personentage950 €6.650 €
Excel-Datenanalyse, Bereinigung, Mapping und Testmigration7 Personentage900 €6.300 €
Fachliche Testunterstützung, Fehlerkorrekturen und Cutover-Begleitung3 Personentage900 €2.700 €
Personal (intern)12.000 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Interne Projektleitung und Entscheidungsmanagement8 Personentage700 €5.600 €
IT-Systemadministration für Benutzer, Berechtigungen und technische Abstimmungen3 Personentage600 €1.800 €
Key-User der drei Standorte für Prozessabstimmung, Tests und Abnahme10 Personentage460 €4.600 €
Software & Lizenzen8.000 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
CRM-Standardlizenzen für 40 Anwender im ersten Vertragsjahr12 Monat600 €7.200 €
Mandanteneinrichtung, Basisumgebung und technische Erstkonfiguration1 Pauschal800 €800 €
Schulung & Akzeptanzmanagement4.850 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Schulungskonzept und Erstellung von Trainingsunterlagen1 Personentage950 €950 €
Anwenderschulungen für 40 Mitarbeitende in vier Gruppen16 Stunden150 €2.400 €
Key-User-Coaching und Einweisung für die Stabilisierungsphase2 Personentage750 €1.500 €
In der App öffnen: Budget

Risiken

Hoch

Unzureichende Qualität der Excel-Daten

Wenn in Phase 3 fehlende Pflichtfelder, Dubletten, uneinheitliche Schreibweisen oder veraltete Kunden- und Kontaktdaten festgestellt werden, verlängert sich die Bereinigung und der produktive Datenbestand ist möglicherweise nicht verlässlich.

Gegenmaßnahme: Die Projektleitung und die Key-User der drei Standorte definieren bis Ende Woche 5 verbindliche Qualitätsregeln, Verantwortlichkeiten und Ausschlusskriterien. Bis Ende Woche 7 werden die Datenquellen standardisiert, Dubletten bereinigt, Klärungslisten abgearbeitet und die Datenqualität anhand dokumentierter Stichproben freigegeben.
Hoch

Fehlerhafte Datenmigration oder unvollständiges Mapping

Wenn beim Mapping zwischen Excel-Strukturen und CRM-Datenmodell bis zur Testmigration in Woche 8 Felder, Zuständigkeiten, Aktivitäten oder Historien falsch zugeordnet werden, können Kundendaten verloren gehen oder im Vertrieb falsch verwendet werden.

Gegenmaßnahme: Projektleitung, CRM-Anbieter und IT erstellen bis Woche 7 ein versioniertes Migrationsmapping. In Woche 8 erfolgen eine Testmigration, automatisierte und fachliche Abgleiche sowie ein Rücksicherungstest. Die Key-User bestätigen die Vollständigkeit vor der produktiven Migration in Woche 14.
Hoch

Ungeklärte Datenschutz- oder Mitbestimmungsanforderungen

Wenn vor der Konfiguration nicht geklärt ist, welche personenbezogenen Kundendaten, Aktivitäten und Leistungskennzahlen verarbeitet oder ausgewertet werden dürfen, können Berechtigungen, Berichte und der Go-live wegen DSGVO- oder Mitbestimmungsfragen angepasst werden müssen.

Gegenmaßnahme: Datenschutzbeauftragte/r, IT, Vertriebsleitung und gegebenenfalls Betriebsrat/Personalvertretung dokumentieren bis Ende Woche 2 Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, zulässige Auswertungen und Löschregeln. Das Berechtigungskonzept und der Kennzahlenkatalog werden bis Ende Woche 5 freigegeben; nicht freigegebene personenbezogene Leistungskennzahlen werden aus Pilot und Rollout ausgeschlossen.
Mittel

Nicht harmonisierte Vertriebsprozesse der drei Standorte

Wenn die Standorte bis Ende Phase 2 unterschiedliche Pflichtfelder, Vertriebsstufen oder Verantwortlichkeitsregeln beibehalten wollen, kann das CRM überladen werden und die Nutzung zwischen den Standorten uneinheitlich bleiben.

Gegenmaßnahme: Vertriebsleitung und Key-User definieren bis Woche 4 einen verbindlichen standortübergreifenden Kernprozess mit wenigen zulässigen lokalen Abweichungen. Abweichungen werden in einem Entscheidungsprotokoll dokumentiert und von der Vertriebsleitung bis Ende Woche 5 freigegeben.
Mittel

Verzögerungen oder Zusatzaufwände beim CRM-Anbieter

Wenn der CRM-Anbieter ab Woche 7 Konfigurationsfragen, Fehlerkorrekturen oder zugesagte Leistungen nicht fristgerecht bearbeitet oder Änderungswünsche den vereinbarten Umfang überschreiten, können Pilotierung und Produktivsetzung nach Woche 10 beziehungsweise Woche 14 gefährdet werden.

Gegenmaßnahme: Projektleitung und CRM-Anbieter vereinbaren bis Beginn der Konfiguration in Woche 7 einen verbindlichen Leistungsumfang, Ansprechpartner, Reaktionszeiten und Abnahmekriterien. Die Projektleitung führt ab Woche 7 ein Änderungs- und Budgetregister, priorisiert Anforderungen und eskaliert Überschreitungen der Reserve oder Meilensteinabweichungen innerhalb von zwei Arbeitstagen an die Geschäftsführung.
Mittel

Geringe Anwenderakzeptanz und unzureichende Schulung

Wenn bis Beginn des Rollouts weniger als 90 Prozent der 40 Vertriebsmitarbeitenden geschult sind oder die UAT-Tests in Woche 11 bis 13 zeigen, dass das CRM als zusätzliche Dokumentationslast verstanden wird, kann die Nutzung an den drei Standorten uneinheitlich bleiben.

Gegenmaßnahme: Vertriebsleitung und Key-User definieren bis Woche 10 verbindliche Nutzungsregeln und praxisnahe Schulungsfälle. Die Projektleitung führt in Woche 11 bis 13 rollenspezifische Schulungen, Sprechstunden und eine Anwenderabnahme durch; nicht geschulte Mitarbeitende erhalten vor dem Go-live Nachschulungen und ab Woche 14 einen geregelten Support.
In der App öffnen: Risiken

Stakeholder

AG

Auftraggeber/Geschäftsführung

Gibt Budget, Zielsetzung und wesentliche Änderungen am Projektumfang frei

Einbinden: Ab Phase 1
V

Vertriebsleitung

Entscheidet über Zielprozesse, Prioritäten, Kennzahlen und die verbindliche Nutzung des CRM

Einbinden: Ab Phase 1
KU

Key-User der drei Standorte

Vertreten lokale Anforderungen, prüfen Konfiguration und Datenmigration und unterstützen den Rollout

Einbinden: Ab Phase 1
VB

Vertriebsmitarbeitende beziehungsweise Anwendervertretung

Liefern Praxiserfahrungen, nehmen an Tests und Schulungen teil und beeinflussen die Akzeptanz

Einbinden: Ab Phase 3
IS

IT/Systemadministration

Verantwortet technische Bereitstellung, Benutzerverwaltung, Berechtigungen und laufenden Betrieb

Einbinden: Ab Phase 2
DR

Datenschutzbeauftragte/r

Bewertet die Verarbeitung von Kunden- und gegebenenfalls personenbezogenen Vertriebsdaten sowie Aufbewahrungs- und Löschregeln

Einbinden: Ab Phase 1
BP

Betriebsrat/Personalvertretung, sofern vorhanden

Prüft mögliche Mitbestimmungsrechte bei Aktivitätsauswertungen oder personenbezogenen Leistungskennzahlen

Einbinden: Ab Phase 1
CA

CRM-Anbieter beziehungsweise Implementierungspartner

Unterstützt bei Auswahl, Konfiguration, Migration, Fehlerbehebung und Wissenstransfer

Einbinden: Ab Phase 2
In der App öffnen: Stakeholder

Compliance

Pflicht 6

Verarbeitungstätigkeiten, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Datenkategorien und Empfänger für Kunden-, Kontakt- und Vertriebsaktivitätsdaten dokumentieren; Transparenzinformationen nach DSGVO prüfen

Datenschutzbeauftragte/r und Projektleitung Woche 1–3, anschließend laufende Pflege
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
DSGVO / GDPR(EU 2016/679)
  • Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
  • Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem CRM-Anbieter abschließen und Speicherort, Unterauftragnehmer sowie gegebenenfalls Drittlandtransfers einschließlich geeigneter Garantien prüfen

Datenschutzbeauftragte/r, IT und Einkauf Woche 2–5
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
DSGVO / GDPR(EU 2016/679)
  • Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
  • Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

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Berechtigungs- und Sicherheitskonzept nach Art. 32 DSGVO umsetzen: rollenbasierter Zugriff, individuelle Konten, starke Authentifizierung, Protokollierung, Backup, Test-/Produktivtrennung und sichere Migration

IT/Systemadministration und CRM-Anbieter Woche 3–10, anschließend laufender Betrieb
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
DSGVO / GDPR(EU 2016/679)
  • Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
  • Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

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Lösch-, Aufbewahrungs- und Ausschlussregeln für Excel-Quellen, migrierte Datensätze, Dubletten und nicht mehr erforderliche Kundendaten festlegen und umsetzen

Datenschutzbeauftragte/r, IT und Vertriebsleitung Woche 3–7, anschließend laufende Kontrolle
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

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Prüfen und dokumentieren, ob wegen umfangreicher oder systematischer Auswertung von Vertriebsaktivitäten eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist; gegebenenfalls vor dem Go-live durchführen

Datenschutzbeauftragte/r Woche 1–4
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

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Mitbestimmung des Betriebsrats beziehungsweise der Personalvertretung prüfen und, sofern Aktivitäten oder personenbezogene Leistungskennzahlen ausgewertet werden, die erforderliche Beteiligung und Vereinbarung vor Konfiguration und Rollout abschließen

Geschäftsführung, HR und Betriebsrat/Personalvertretung Woche 1–5
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

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Wichtig 1

Interne Richtlinien für Datenklassifizierung, Benutzeranlage und -entzug, Änderungsmanagement, Testabnahme, Support und Incident-Meldung in die CRM-Einführung und den Regelbetrieb übernehmen

IT/Systemadministration und Projektleitung Woche 3–15, anschließend laufende Anwendung
Wichtig
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz
In der App öffnen: Compliance

Meilensteine

  1. Woche 2

    Abgenommener Projektauftrag mit Anforderungskatalog, dokumentierten Ist-Prozessen und geklärten Datenschutz- und Mitbestimmungsanforderungen

    Voraussetzung: Abschluss der Projektinitiierung und Anforderungsaufnahme
  2. Woche 5

    Freigegebenes CRM-Zielbild mit ausgewählter Lösung, Zielprozessen, Datenmodell, Berechtigungskonzept und Kennzahlenkatalog

    Voraussetzung: Freigabe der Lösungsfestlegung und Zielbilddefinition
  3. Woche 7

    Freigegebener, bereinigter Datenbestand mit dokumentiertem Migrationsmapping, Klärungsliste und definierten Ausschluss- sowie Löschregeln

    Voraussetzung: Abschluss der Datenanalyse und Migrationsvorbereitung
  4. Woche 10

    Abgenommene Pilotkonfiguration mit erfolgreich importiertem Testdatenbestand, dokumentierten Restmängeln und Freigabe für Test und Rolloutvorbereitung

    Voraussetzung: Erfolgreiche Konfiguration und Pilotierung
  5. Woche 13

    Abgeschlossene fachliche Abnahme, geschulte Anwender und freigegebenes Cutover- und Migrationskonzept für die Produktivsetzung

    Voraussetzung: Abschluss von Test, Schulung und Rolloutvorbereitung
  6. Woche 15

    Erfolgreicher Go-live an allen drei Standorten mit bestätigter Datenübernahme, geregeltem Support und formaler Übergabe in den Regelbetrieb

    Voraussetzung: Produktivsetzung und Stabilisierung
In der App öffnen: Meilensteine

So ist dieser Plan entstanden

Dieser Plan wurde von PathHub AI aus einer einzigen Beschreibung erstellt: „Einführung eines neuen CRM für 40 Vertriebsmitarbeitende an drei Standorten, inklusive Datenmigration aus Excel und Schulung.“ Ohne Unternehmenskontext. Mit deinen Abteilungen, Freigabeprozessen und Compliance-Vorgaben wird er deutlich genauer.

Passende Dokumente zum Vorhaben

Vor dem Projektplan steht meist das Lastenheft. Hier das passende Beispiel mit Word-Download.

Lastenheft CRM: Beispiel

Lastenheft mit Word-Download
Pflichten

Pflichten mit Vorlauf: Daran denken viele zu spät

Diese Pflichten löst eine CRM-Einführung typischerweise aus (Beispiel Deutschland). PathHub AI plant sie mit Vorlauf ein, warnt bei zu knappem Zeitplan und zeigt unter „Regel & Nachweise“ die Regel mit Kriterien, die du abhakst und mit Nachweisen belegst. Keine Rechtsberatung.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen und Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen (DSGVO Art. 30, 35)
Pflicht 2–4 Wochen vor dem Go-liveRichtwert
Regel & Nachweise

Warum: Das neue System verarbeitet personenbezogene Daten von Kunden oder Beschäftigten.

Regel aus der Compliance-Bibliothek
DSGVO / GDPREU 2016/679
Kriterien
  • Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
  • Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen (Art. 28 DSGVO)
Pflicht 2–6 Wochen vor dem Go-livegesetzlich
Regel & Nachweise

Warum: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag (Cloud, Wartung, Support).

Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO: Der Vertrag muss vor Beginn der Verarbeitung vorliegen, auch vor Tests mit echten Daten oder der Datenmigration.

Regel aus der Compliance-Bibliothek
Cloud-VertragsrechtDSGVO Art. 28
Kriterien
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Cloud-Provider
  • SLA mit Verfügbarkeit, RPO, RTO
  • Exit- und Portabilitätsklausel
  • Datenlokalisierung und Transfer-Mechanismus (SCC / Adequacy)

Bei Verstoß: Zivilrechtliche Ansprüche bei Datenverlust; Regressansprüche abhängig vom Vertrag. DSGVO-Bußgelder bei Non-Compliance.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Betriebsrat beteiligen und Betriebsvereinbarung zum System abschließen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)
Wichtig 6–12 Wochen vor dem Go-liveRichtwert
Regel & Nachweise

Warum: Fast jede Software protokolliert Nutzeraktionen und ist damit zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet.

Gilt: nur wenn ein Betriebsrat besteht

Rechtsgrundlage: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind; die Eignung genügt. Ohne Einigung darf das System nicht eingeführt werden.

Regel aus der Compliance-Bibliothek
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
Kriterien
  • Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
  • Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
  • Anhörung vor jeder Kündigung (§102), schriftlich mit Begründung
  • Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)

Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Verfahrensdokumentation und revisionssichere Archivierung nach GoBD sicherstellen, E-Rechnung testen
Wichtig 4–8 Wochen vor dem Go-liveRichtwert
Regel & Nachweise

Warum: Steuerrelevante Daten müssen vollständig, unveränderbar und prüfbar aufbewahrt werden, auch nach dem Systemwechsel.

Gilt: wenn das System buchhaltungs- oder steuerrelevante Daten verarbeitet (ERP, Rechnungen, Kasse)

Regel aus der Compliance-Bibliothek
GoBD und E-RechnungAO §§ 146, 147; GoBD (BMF); UStG § 14
Kriterien
  • Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
  • Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
  • Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
  • Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
  • Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
  • Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)

Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
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Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert eine CRM-Einführung?
Im Beispielplan dauert eine CRM-Einführung 15 Wochen in 6 Phasen, davon laufen 2 Phasen teilweise parallel. Die tatsächliche Dauer hängt von Unternehmensgröße, Ausgangslage und verfügbaren Ressourcen ab. Mit deinem Unternehmenskontext passt PathHub den Zeitplan entsprechend an.
Was kostet eine CRM-Einführung?
Der Beispielplan kalkuliert rund 46.000 €, aufgeteilt auf 12 Budgetpositionen mit Menge und Einzelpreis. Die größten Posten sind Externe CRM-Dienstleister, Personal (intern). Es handelt sich um eine KI-Schätzung als Ausgangspunkt, nicht um ein Angebot.
Welche Risiken gibt es bei eine CRM-Einführung?
Der Plan nennt 6 Risiken mit Gegenmaßnahmen. Am höchsten bewertet sind: Unzureichende Qualität der Excel-Daten; Fehlerhafte Datenmigration oder unvollständiges Mapping; Ungeklärte Datenschutz- oder Mitbestimmungsanforderungen.
Wer muss bei eine CRM-Einführung beteiligt werden?
Der Plan sieht unter anderem diese Beteiligten vor: Auftraggeber/Geschäftsführung, Vertriebsleitung, Key-User der drei Standorte, Vertriebsmitarbeitende beziehungsweise Anwendervertretung, IT/Systemadministration, Datenschutzbeauftragte/r. Für jede Rolle ist angegeben, warum und ab wann sie einzubeziehen ist.
Kann ich den Plan an mein Unternehmen anpassen?
Ja. Öffne den Plan ohne Anmeldung in PathHub, passe Phasen und Aufgaben an oder beschreibe dein eigenes Vorhaben. Mit Unternehmenskontext (Abteilungen, Freigabeprozesse, Betriebsrat, Compliance-Vorgaben) wird jeder weitere Plan genauer.

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