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Beispiel-Projektplan

Projektplan für die Umstellung auf E-Rechnungen

Der Projektplan für die Umstellung auf E-Rechnungen führt in 15 Wochen durch sechs Phasen von Ist-Analyse und Lösungsdesign bis Integration, Tests, Pilotbetrieb und Schulung. Er umfasst 36 Aufgaben für XRechnung und ZUGFeRD, die Anbindung an ERP und DATEV sowie GoBD-konforme Archivierung. Datenschutz, ein möglicher Betriebsrat und der Abschluss des AVV vor der Verarbeitung von Echtdaten werden berücksichtigt.

  • 15 Wochen
  • 6 Phasen
  • 36 Aufgaben
  • Budget ca. 57.200 €
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Beispielplan

Einführung einer integrierten E-Rechnungslösung für XRechnung und ZUGFeRD

Das Großhandelsunternehmen mit 70 Mitarbeitenden führt einen durchgängigen Prozess für den Empfang und Versand elektronischer Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ein. Die Lösung wird an das bestehende ERP-System und DATEV angebunden und um eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung ergänzt. Datenschutzrechtliche Anforderungen sowie eine gegebenenfalls erforderliche Beteiligung des Betriebsrats werden vor der Verarbeitung von Echtdaten und dem Go-live erfüllt. Nach Integrationstests und einem kontrollierten Pilotbetrieb werden die Buchhaltung und weitere betroffene Anwender geschult.

Gesamtfortschritt0%
15Wochen
0/6Phasen
0/36Aufgaben
57.200 €Budget
KI-Empfehlung KIKI-Chat KIKI-Tools KI

Phasen

1

Phase 1: Projektinitiierung und Ist-Analyse

Ausstehend · 2W · 0/4
Projektleitung und kaufmännische Prozessverantwortung
0

Die bestehenden Rechnungsprozesse, Systemabhängigkeiten und Verantwortlichkeiten werden vollständig aufgenommen. Die Ergebnisse schaffen die belastbare Grundlage für Zielarchitektur, Datenschutzprüfung, Mitbestimmung und Umsetzungsplanung.

Projektauftrag für Empfang und Versand von XRechnung und ZUGFeRD, Zieltermin, Abgrenzung und Entscheidungswege festlegen
06.10. – 06.10. 1 Tag
Projektleitung und Geschäftsführung
Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozesse einschließlich Freigaben, manueller Ausnahmen, Lieferanten- und Kundenkommunikation dokumentieren
06.10. – 10.10. 5 Tage
Buchhaltung und kaufmännische Prozessverantwortung
ERP-, DATEV- und bestehende Archivschnittstellen einschließlich Datenfeldern, Steuerkennzeichen, Debitoren-/Kreditorenstammdaten und Fehlerübergaben inventarisieren
06.10. – 09.10. 4 Tage
IT- und ERP-Administration
DSGVO-, GoBD- und Mitbestimmungsscreening durchführen: verarbeitete Daten, Echtdatenverwendung, Aufbewahrung, Protokollierung und mögliche Beteiligung des Betriebsrats erfassen
06.10. – 08.10. 3 Tage
Datenschutzbeauftragte/r und Steuerverantwortliche
Sollprozesse für Rechnungseingang und Rechnungsausgang mit XRechnung und ZUGFeRD einschließlich Prüfungen, Freigaben, Ablehnungen und Korrekturprozessen definieren
20.10. – 24.10. 5 Tage
Buchhaltung und Steuerverantwortliche
Zielarchitektur für E-Rechnungsplattform, ERP, DATEV, Archiv und Übertragungswege einschließlich Systemgrenzen und Betriebsverantwortung festlegen
20.10. – 24.10. 5 Tage
IT- und ERP-Administration
Anforderungen an Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutz-Folgenabschätzung, Zugriffsschutz, Protokollierung und Löschkonzept für die spätere Prüfung erfassen
20.10. – 22.10. 3 Tage
Datenschutzbeauftragte/r
AVV-Anforderungen mit dem E-Rechnungsanbieter prüfen, Vertragsentwurf vorbereiten und Regelungen zu Unterauftragnehmern, Datenstandorten, Sicherheitsmaßnahmen und Löschung abstimmen; bis zum Vertragsabschluss keine Echtdaten verarbeiten
20.10. – 22.10. 3 Tage
Datenschutzbeauftragte/r und Projektleitung
Falls ein Betriebsrat besteht: Systemfunktionen, Berechtigungskonzept, Protokollierung und mögliche Eignung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle vorstellen, Betriebsratsunterlagen bereitstellen und Entwurf einer Betriebsvereinbarung erstellen
20.10. – 24.10. 5 Tage
Projektleitung und IT- und ERP-Administration
Freigabekriterien für Lösungsdesign, technische Umsetzung, Compliance-Nachweise und Pilotbetrieb als verbindliche Entscheidungsgrundlage festlegen
20.10. – 21.10. 2 Tage
Projektleitung und Geschäftsführung
Format- und Feldmapping für Empfang und Versand von XRechnung und ZUGFeRD einschließlich Pflichtfeldern, Profilen, Steuerdaten, Anhängen und Abgleich von PDF- und strukturierten Daten spezifizieren
10.11. – 14.11. 5 Tage
Buchhaltung und ERP-/DATEV-Integrationspartner
ERP- und DATEV-Mapping für Konten, Steuerkennzeichen, Kostenstellen, Debitoren, Kreditoren, Zahlungsbedingungen und Buchungsstatus festlegen
10.11. – 14.11. 5 Tage
Steuerverantwortliche und ERP-/DATEV-Integrationspartner
Validierungs-, Ablehnungs- und Fehlerbehandlungsregeln einschließlich manueller Nachbearbeitung, Wiederholungsversuchen und Eskalationswegen definieren
10.11. – 12.11. 3 Tage
Buchhaltung und E-Rechnungsanbieter
Rollen, Berechtigungen, Protokollierungsumfang, Aufbewahrungsfristen, Suchkriterien und Anforderungen an die revisionssichere Archivierung als technisches Sicherheits- und Archivkonzept dokumentieren
10.11. – 13.11. 4 Tage
IT- und ERP-Administration und Steuerverantwortliche
Falls ein Betriebsrat besteht: Betriebsvereinbarung zu Zweckbindung, Zugriffen, Protokollauswertung, Aufbewahrung und Ausschluss unzulässiger Leistungs- oder Verhaltenskontrolle verhandeln und bis zum Ende der Phase zur Genehmigung vorlegen
10.11. – 13.11. 4 Tage
Projektleitung und Betriebsrat
Testkatalog für positive und negative Szenarien, anonymisierte Testdaten sowie fachliche Abnahmekriterien für Ein- und Ausgangsrechnungen erstellen
10.11. – 12.11. 3 Tage
Projektleitung und Buchhaltung
E-Rechnungsplattform mit Mandant, XRechnung-/ZUGFeRD-Profilen, Validierungsdiensten, Kommunikationswegen und Testzugängen konfigurieren
24.11. – 27.11. 4 Tage
E-Rechnungsanbieter und IT- und ERP-Administration
ERP-Schnittstelle für Rechnungseingang und Rechnungsausgang einschließlich Statusrückmeldungen, Belegübergabe und Fehlerqueue implementieren
24.11. – 01.12. 6 Tage
ERP-/DATEV-Integrationspartner und IT- und ERP-Administration
DATEV-Anbindung mit Kontierungsübergabe, Steuerkennzeichen, Buchungsstapeln, Belegverknüpfung und Rückmeldungen konfigurieren
24.11. – 27.11. 4 Tage
ERP-/DATEV-Integrationspartner und Buchhaltung
Revisionssichere Archivierung mit Unveränderbarkeit, Zeitstempel, Indexfeldern, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsschutz, Protokollierung und Wiederauffindbarkeit einrichten; Entwurf der GoBD-Verfahrensdokumentation erstellen
24.11. – 28.11. 5 Tage
IT- und ERP-Administration und Steuerverantwortliche
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem E-Rechnungsanbieter abschließen und dokumentieren; erst danach Tests oder Migrationen mit Echtdaten freigeben
24.11. – 24.11. 1 Tag
Datenschutzbeauftragte/r und Geschäftsführung
Konfiguration und Schnittstellen mit anonymisierten Testrechnungen für XRechnung und ZUGFeRD technisch prüfen
24.11. – 26.11. 3 Tage
ERP-/DATEV-Integrationspartner und E-Rechnungsanbieter
Rollen, Berechtigungen, Administrationszugänge, Audit-Logs, Überwachung und Benachrichtigungen für fehlerhafte Übertragungen einrichten
24.11. – 26.11. 3 Tage
IT- und ERP-Administration
Betriebs-, Support-, Wiederanlauf- und Rückfallverfahren einschließlich Ansprechpartnern, Fehlerklassifizierung und Cutover-Voraussetzungen als Runbook dokumentieren
24.11. – 26.11. 3 Tage
Projektleitung und IT- und ERP-Administration
End-to-end-Empfang von XRechnungen vom Eingang über Validierung, ERP-Verarbeitung, DATEV-Buchung bis zur Archivierung testen
15.12. – 18.12. 4 Tage
Buchhaltung und ERP-/DATEV-Integrationspartner
End-to-end-Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen einschließlich Prüfung der strukturierten Daten gegen die visuelle Darstellung und Behandlung fehlerhafter Dokumente testen
15.12. – 18.12. 4 Tage
Buchhaltung und E-Rechnungsanbieter
Versand von XRechnung und ZUGFeRD aus dem ERP über die E-Rechnungsplattform einschließlich Übertragungsstatus, Empfängerfehlern, Korrekturen und Archivierung testen
15.12. – 18.12. 4 Tage
IT- und ERP-Administration und Vertrieb
ERP-/DATEV-Buchungen mit Rechnungsbelegen, Steuerkennzeichen, Kontierungen, Stammdaten und Rückmeldungen abstimmen und Differenzen dokumentieren
15.12. – 18.12. 4 Tage
Steuerverantwortliche und Buchhaltung
GoBD-Nachweis durch Archivtest erbringen: Unveränderbarkeit, vollständige Protokollkette, Suche, Export, Wiederherstellung, Aufbewahrungsregeln und kontrollierter Zugriff prüfen; Verfahrensdokumentation finalisieren
15.12. – 19.12. 5 Tage
Steuerverantwortliche und IT- und ERP-Administration
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für die E-Rechnungsverarbeitung ergänzen und Datenschutz-Folgenabschätzung beziehungsweise dokumentierte Nicht-Erforderlichkeitsprüfung aktualisieren, prüfen und freigeben
15.12. – 17.12. 3 Tage
Datenschutzbeauftragte/r
Fehler aus den Integrationstests beheben, Nachtests durchführen und die Abnahmematrix einschließlich AVV, Betriebsvereinbarung sofern erforderlich, GoBD-Nachweis und DSGVO-Dokumentation vervollständigen
15.12. – 18.12. 4 Tage
Projektleitung und IT- und ERP-Administration
Buchhaltung zu Rechnungseingang, Rechnungsausgang, XRechnung, ZUGFeRD, DATEV-Übergabe, Archivsuche und Fehlerkorrektur anhand realitätsnaher Fallbeispiele schulen
29.12. – 31.12. 3 Tage
Buchhaltung und E-Rechnungsanbieter
Einkauf, Vertrieb und weitere betroffene Anwender zu Lieferanten-/Kundenkommunikation, Formatanforderungen, Freigaben und Eskalationswegen schulen und Anwenderunterlagen bereitstellen
29.12. – 30.12. 2 Tage
Projektleitung und kaufmännische Prozessverantwortung
Kontrollierten Pilotbetrieb mit ausgewählten Lieferanten- und Kundenprozessen durchführen, produktive Belege überwachen und Rückmeldungen aus Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb auswerten
29.12. – 02.01. 5 Tage
Buchhaltung und IT- und ERP-Administration
Produktivsetzung vorbereiten: offene Stammdaten- und Konfigurationsänderungen einfrieren, Startbestand und Kommunikationsplan festlegen sowie Support- und Hypercare-Besetzung aktivieren
29.12. – 31.12. 3 Tage
Projektleitung und IT- und ERP-Administration
Go-live-Gate durchführen und genehmigen: Integrationstest, GoBD-Verfahrensdokumentation, revisionssichere Archivierung, AVV, VVT, Datenschutz-Folgenabschätzung und Betriebsvereinbarung sofern ein Betriebsrat besteht, auf Vollständigkeit prüfen; anschließend Produktivsetzung freigeben
29.12. – 29.12. 1 Tag
Geschäftsführung und Projektleitung
In der App öffnen: Phasen

Timeline

Timeline 6 PhasenStart: 06.10.2026
Phase / Aufgabe
Okt 2026
Nov 2026
Dez 2026
Jan 2027
KW 106.10
KW 320.10
KW 503.11
KW 717.11
KW 901.12
KW 1115.12
KW 1329.12
KW 1512.01
Projektinitiierung und Ist-Analyse06.10. – 19.10. · 2 Wo. · 0/4
Projektinitiierung und Ist-Analyse
Zielbild, Datenschutz und Mitbestimmung20.10. – 09.11. · 3 Wo. · 0/6
Zielbild, Datenschutz und Mitbestimmung
Fachliches und technisches Lösungsdesign10.11. – 23.11. · 2 Wo. · 0/6
Fachliches und technisches Lösungsdesign
Konfiguration, Schnittstellenbau und GoBD-Umsetzung24.11. – 14.12. · 3 Wo. · 0/8
Konfiguration, Schnittstellenbau und GoBD-Umsetzung
Integrationstest, Compliance-Nachweis und Abnahme15.12. – 04.01. · 3 Wo. · 0/7
Integrationstest, Compliance-Nachweis und Abnahme
Schulung, Pilotbetrieb und Go-live29.12. – 18.01. · 3 Wo. · 0/5
Schulung, Pilotbetrieb und Go-live
GeplantIn ArbeitAbgeschlossenBlockiertMeilensteine
In der App öffnen: Timeline

Budget

Budget: 57.200 €
Externe Dienstleister · 23.100 €Personal (intern) · 14.000 €Software & Lizenzen · 13.200 €Schulung und Pilotbetrieb · 6.900 €
Externe Dienstleister23.100 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
ERP-/DATEV-Anbindung inklusive Mapping, Fehlerbehandlung und End-to-end-Tests10 Personentage900 €9.000 €
E-Rechnungsplattform: Einrichtung von XRechnung und ZUGFeRD sowie Formatmapping6 Personentage850 €5.100 €
GoBD-Beratung, revisionssichere Archivierung und Verfahrensdokumentation (Phasen 3–5)5 Personentage950 €4.750 €
Datenschutzprüfung: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO und DSFA-Prüfung nach Art. 35 DSGVO2 Personentage1.100 €2.200 €
Prüfung und Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO vor Echtdatentests1 Personentag1.100 €1.100 €
Betriebsratsbeteiligung und Unterstützung bei der Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sofern erforderlich1 Personentag950 €950 €
Personal (intern)14.000 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Projektleitung und kaufmännische Prozesssteuerung (Phasen 1–6)12 Personentage650 €7.800 €
Buchhaltung und Steuerverantwortung: Anforderungen, Prüfungen und Abnahme10 Personentage450 €4.500 €
IT-/ERP-Administration: Systemzugänge, Berechtigungen und technische Tests4 Personentage425 €1.700 €
Software & Lizenzen13.200 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
E-Rechnungsplattform inklusive Erstjahreslizenz, Mandanteneinrichtung und Anbieter-Setup1 Pauschal10.000 €10.000 €
GoBD-Archivmodul inklusive Aufbewahrungs- und Berechtigungskonfiguration1 Pauschal2.500 €2.500 €
Validierungsdienst für XRechnung und ZUGFeRD inklusive Testkontingent1 Pauschal700 €700 €
Schulung und Pilotbetrieb6.900 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Schulungskonzept und Durchführung für Buchhaltung und steuerlich verantwortliche Mitarbeitende6 Personentage800 €4.800 €
Pilotbetrieb, Go-live-Begleitung und Hypercare-Unterstützung3 Personentage700 €2.100 €
In der App öffnen: Budget

Risiken

Hoch

Fehlerhafte ERP-/DATEV-Schnittstelle und Buchungsdaten

Wenn Kontierungen, Steuerkennzeichen, Debitoren- oder Kreditorenstammdaten bis zum Beginn der Integrationstests in Woche 11 nicht vollständig gemappt und abgestimmt sind, können Rechnungen falsch verbucht, abgewiesen oder nur manuell nachbearbeitet werden.

Gegenmaßnahme: IT-/ERP-Administration und Buchhaltung erstellen bis Ende Woche 7 ein verbindliches Mapping, richten in Woche 8–10 die Schnittstellen ein und führen in Woche 11–12 einen End-to-end-Abgleich von Rechnungsdaten, Buchungssätzen und DATEV-Übergaben durch. Kritische Differenzen sperren die Abnahme.
Hoch

Nicht konforme XRechnung- oder ZUGFeRD-Dokumente

Wenn Profilversionen, Pflichtfelder, XML-Strukturen oder die Übereinstimmung zwischen ZUGFeRD-PDF und XML nicht korrekt umgesetzt sind, können Kunden, Lieferanten oder Validierungsstellen Rechnungen ab Woche 11 zurückweisen.

Gegenmaßnahme: E-Rechnungsanbieter, Buchhaltung und Vertrieb/Einkauf definieren bis Ende Woche 7 die unterstützten Profile und Validierungsregeln. IT und Anbieter prüfen in Woche 8–10 Ein- und Ausgangsrechnungen mit offiziellen beziehungsweise anerkannten Validatoren; die Projektleitung dokumentiert bis Ende Woche 12 die Fehlerfreiheit für beide Formate.
Hoch

Unzureichende GoBD-Archivierung und Verfahrensdokumentation

Wenn Belege nicht unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und mit ausreichender Protokollierung archiviert werden oder die Verfahrensdokumentation bis zum Compliance-Gate in Woche 12 unvollständig bleibt, ist die steuerliche Nachvollziehbarkeit gefährdet.

Gegenmaßnahme: IT-Administration und Buchhaltung konfigurieren bis Ende Woche 10 Aufbewahrung, Zugriffsrechte, Protokollierung und Exportfunktionen. Die Steuerverantwortlichen führen in Woche 11–12 einen Archivierungs- und Wiederauffindbarkeitstest durch und geben die finale Verfahrensdokumentation spätestens in Woche 13 frei.
Hoch

Datenschutzrechtlich unzulässige Verarbeitung von Echtdaten

Wenn der Auftragsverarbeitungsvertrag nicht vorliegt oder VVT und Datenschutz-Folgenabschätzung nicht geprüft sind, bevor in der Test- oder Migrationsphase personenbezogene Echtdaten verarbeitet werden, kann die Verarbeitung unzulässig sein und der Go-live sich verschieben.

Gegenmaßnahme: Datenschutzbeauftragte/r, Einkauf und Anbieter klären die Anforderungen in Woche 3–5 und schließen den AVV spätestens bis Ende Woche 9 ab. Bis zur Unterzeichnung verwendet das Projektteam ausschließlich synthetische oder anonymisierte Testdaten; VVT und DSFA werden in Woche 5 und abschließend vor dem Go-live geprüft.
Hoch

Verzögerte Betriebsratsbeteiligung

Wenn ein Betriebsrat besteht und die Funktionen zur Protokollierung, Berechtigungssteuerung oder Auswertung nicht bis Ende Woche 7 abgestimmt sind, kann die erforderliche Betriebsvereinbarung fehlen und die Einführung des Systems verhindert werden.

Gegenmaßnahme: Projektleitung, Personalbereich und IT informieren den Betriebsrat spätestens in Woche 3, stellen bis Woche 4 System-, Berechtigungs- und Protokollierungsunterlagen bereit und führen die Verhandlungen bis Ende Woche 7 zu einer Betriebsvereinbarung. Ohne Einigung wird kein Go-live freigegeben; besteht kein Betriebsrat, wird dies bis Ende Woche 5 dokumentiert.
Mittel

Ressourcen-, Budget- und Akzeptanzengpass beim Rollout

Wenn Buchhaltung und Fachbereiche in den Wochen 13–14 nicht ausreichend für Schulung und Pilotbetrieb verfügbar sind oder zusätzliche Schnittstellen- und Anbieteraufwände den Risikopuffer überschreiten, können Bedienfehler, manuelle Umgehungslösungen oder eine Terminverschiebung entstehen.

Gegenmaßnahme: Projektleitung und kaufmännische Prozessverantwortung reservieren bis Ende Woche 5 den 12-prozentigen Budgetpuffer, klären bis Woche 12 die Verfügbarkeit der Schlüsselanwender und führen in Woche 13–14 Schulungen sowie einen kontrollierten Pilotbetrieb mit Support durch. Die Geschäftsführung entscheidet über Änderungsanträge und die Go-live-Freigabe in Woche 15.
In der App öffnen: Risiken

Stakeholder

GB

Geschäftsführung bzw. Projektauftraggeber

Entscheidet über Budget, Zieltermin und Eskalationen und erteilt die formale Go-live-Freigabe.

Einbinden: Ab Phase 1; zusätzlich an Freigabe-, Eskalations- und Abnahmepunkten
PU

Projektleitung und kaufmännische Prozessverantwortung

Steuert Umfang, Termine, Abhängigkeiten, Entscheidungsbedarfe und fachliche Abnahmen.

Einbinden: Durchgehend ab Phase 1
BU

Buchhaltung und Steuerverantwortliche

Definieren Rechnungs- und Buchungsprozesse, DATEV-Anforderungen, steuerliche Kontrollen und GoBD-Nachweise.

Einbinden: Ab Phase 1; intensiv bei Lösungsdesign, Tests, Abnahme und Schulung
IU

IT- und ERP-Administration

Verantwortet Systemarchitektur, Schnittstellen, Berechtigungen, Informationssicherheit und technischen Betrieb.

Einbinden: Ab Phase 1; federführend bei Design, Umsetzung und technischem Test
EU

Einkauf und Vertrieb

Liefern Anforderungen für Rechnungseingang und Rechnungsausgang sowie für die Lieferanten- und Kundenkommunikation.

Einbinden: Ab Phase 1; erneut bei Prozessabnahme, Pilotbetrieb und Go-live
ED

ERP-/DATEV-Integrationspartner und E-Rechnungsanbieter

Setzen Formatverarbeitung, Mapping, Schnittstellen, Validierung und Archivierung um und unterstützen die Fehleranalyse.

Einbinden: Ab Phase 2; intensiv während Design, Konfiguration und Integrationstest
DR

Datenschutzbeauftragte/r

Prüft das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die Datenschutz-Folgenabschätzung und begleitet den Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Einbinden: Ab Phase 1 und zwingend vor Echtdatenverarbeitung, Migration und Go-live
BS

Betriebsrat, sofern vorhanden

Muss bei möglicher Leistungs- oder Verhaltenskontrolle nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beteiligt werden; ohne erforderliche Einigung darf das System nicht eingeführt werden.

Einbinden: Ab Phase 1; Abschluss der Vereinbarung spätestens vor der Einführungsentscheidung
In der App öffnen: Stakeholder

Compliance

Pflicht 7

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO für E-Rechnungen, ERP-, DATEV- und Archivierungsprozesse ergänzen; Datenflüsse, Zwecke, Empfänger, Speicherfristen und Rollen dokumentieren

Datenschutzbeauftragte/r, IT-Administration und kaufmännische Prozessverantwortung Woche 3–5, Abschlussprüfung in Woche 12
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
DSGVO / GDPR(EU 2016/679)
  • Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
  • Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO prüfen und bei erhöhtem Risiko aktualisieren; technische und organisatorische Maßnahmen vor dem Go-live dokumentieren

Datenschutzbeauftragte/r und IT-Administration Woche 3–5, erneute Freigabe vor Go-live in Woche 12–13
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
DSGVO / GDPR(EU 2016/679)
  • Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
  • Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem E-Rechnungs- und gegebenenfalls Archivierungsanbieter verhandeln und spätestens vor jeder Verarbeitung von Echtdaten unterzeichnen; bis dahin nur anonymisierte oder synthetische Testdaten verwenden

Datenschutzbeauftragte/r, Einkauf/Rechtsstelle und Anbieter Woche 3–9; Unterzeichnung spätestens Ende Woche 9
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
DSGVO / GDPR(EU 2016/679)
  • Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
  • Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beteiligen und bei bestehendem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zu Überwachungsmöglichkeiten, Protokollierung, Berechtigungen, Auswertungen und Zugriffen abschließen; bei Nichtbestehen des Betriebsrats den Sachverhalt dokumentieren

Projektleitung, Personalbereich, IT-Administration und Betriebsrat, falls vorhanden Woche 3–7; Abschluss spätestens Ende Woche 7
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
  • Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
  • Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
  • Anhörung vor jeder Kündigung (§102), schriftlich mit Begründung
  • Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)

Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

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GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung für steuer- und buchhaltungsrelevante Rechnungen einrichten; Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung, Protokollierung und Wiederauffindbarkeit nachweisen

Buchhaltung/Steuerverantwortliche, IT-Administration und Archivierungsanbieter Woche 6–12; Compliance-Gate spätestens Ende Woche 12
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
GoBD und E-Rechnung(AO §§ 146, 147; GoBD (BMF); UStG § 14)
  • Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
  • Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
  • Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
  • Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
  • Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
  • Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)

Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen und freigeben, einschließlich Prozessbeschreibung, Rollen, Kontrollen, Fehlerbehandlung, Schnittstellen, Änderungen und Notfallverfahren

Buchhaltung/Steuerverantwortliche und Projektleitung Woche 8–13; Freigabe vor Go-live in Woche 13
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
GoBD und E-Rechnung(AO §§ 146, 147; GoBD (BMF); UStG § 14)
  • Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
  • Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
  • Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
  • Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
  • Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
  • Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)

Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

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Empfang und Versand von XRechnung und ZUGFeRD mit fachlich korrektem Mapping, gültigen Pflichtfeldern, zulässigen Profilen sowie konsistenten strukturierten und visuellen Inhalten testen und dokumentieren

E-Rechnungsanbieter, IT-/ERP-Administration, Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb Woche 8–12; Abnahme vor dem Go-live
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

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In der App öffnen: Compliance

Meilensteine

  1. Woche 2

    Abgenommene Ist-Prozess- und Systemlandkarte mit Datenflussregister, Rollenübersicht und dokumentiertem Compliance-Screening

    Voraussetzung: Projektauftrag, benannte Prozessverantwortliche sowie Zugang zu Prozess-, System- und Schnittstelleninformationen
  2. Woche 5

    Freigegebenes Zielbild mit Sollprozessen, Systemarchitektur, Datenschutzanforderungen und gestarteter Betriebsratsbeteiligung beziehungsweise dokumentierter Prüfung, dass kein Betriebsrat besteht

    Voraussetzung: Abgenommene Ist-Prozess- und Systemlandkarte aus Phase 1
  3. Woche 7

    Fachlich und technisch freigegebenes Lösungsdesign mit Format- und Buchungsmapping, Berechtigungskonzept, Testkatalog sowie genehmigter Betriebsvereinbarung oder dokumentierter Nichtbetroffenheit

    Voraussetzung: Freigegebenes Zielbild, geklärte Datenschutzanforderungen und abgeschlossenes Mitbestimmungsverfahren beziehungsweise dokumentierte Nichtbetroffenheit
  4. Woche 10

    Funktionsfähige Testumgebung mit angebundenem ERP und DATEV, eingerichteter GoBD-Archivierung, dokumentiertem Verfahrensdokumentationsentwurf und abgeschlossenem Auftragsverarbeitungsvertrag

    Voraussetzung: Freigegebenes Lösungsdesign, verfügbare Testsysteme und Anbieterzugänge sowie Auftragsverarbeitungsvertrag vor einer Echtdatenverarbeitung
  5. Woche 13

    Abgenommener Integrationstestbericht mit bestandener GoBD-Archivprüfung, finaler Verfahrensdokumentation, aktualisiertem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, geprüfter Datenschutz-Folgenabschätzung und geschlossenen kritischen Fehlern

    Voraussetzung: Funktionsfähige Testumgebung, vollständige Testdaten und umgesetzte Schnittstellen-, Archivierungs- und Compliance-Anforderungen
  6. Woche 15

    Erfolgreicher Pilotbetrieb, abgeschlossene Anwenderschulungen und formal genehmigter Go-live des E-Rechnungsprozesses für XRechnung und ZUGFeRD mit aktivierter ERP-/DATEV-Anbindung und GoBD-konformer Archivierung

    Voraussetzung: Abgenommener Integrationstest, geschlossene kritische Fehler, erfüllte Compliance-Gates und erfolgreiche Pilotbewertung
In der App öffnen: Meilensteine

So ist dieser Plan entstanden

Dieser Plan wurde von PathHub AI aus einer einzigen Beschreibung erstellt: „Umstellung auf E-Rechnungen in einem Großhandelsunternehmen mit 70 Mitarbeitenden: Empfang und Versand im Format XRechnung und ZUGFeRD, Anbindung an ERP und DATEV, revisionssichere Archivierung nach GoBD, Schulung der Buchhaltung. Abschluss in vier Monaten.“ Ohne Unternehmenskontext. Mit deinen Abteilungen, Freigabeprozessen und Compliance-Vorgaben wird er deutlich genauer.

Pflichten

Pflichten mit Vorlauf: Daran denken viele zu spät

Diese Pflichten löst die Umstellung auf E-Rechnungen typischerweise aus (Beispiel Deutschland). PathHub AI plant sie mit Vorlauf ein, warnt bei zu knappem Zeitplan und zeigt unter „Regel & Nachweise“ die Regel mit Kriterien, die du abhakst und mit Nachweisen belegst. Keine Rechtsberatung.

E-Rechnungsempfang und -versand umsetzen, Verfahrensdokumentation und Archivierung nach GoBD anpassen
Pflicht 4–8 Wochen vor dem Go-livegesetzlich
Regel & Nachweise

Warum: Rechnungen sind steuerrelevant; das Format und die Archivierung ändern sich mit der Umstellung.

Rechtsgrundlage: Seit 1.1.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; Ausstellungspflicht ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (§ 14 UStG). Verfahrensdokumentation und Archivierung nach GoBD.

Regel aus der Compliance-Bibliothek
GoBD und E-RechnungAO §§ 146, 147; GoBD (BMF); UStG § 14
Kriterien
  • Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
  • Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
  • Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
  • Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
  • Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
  • Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)

Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem E-Rechnungs- oder Buchhaltungsdienst abschließen
Wichtig 2–6 Wochen vor dem Go-livegesetzlich
Regel & Nachweise

Warum: Rechnungen enthalten personenbezogene Daten von Ansprechpersonen und Einzelunternehmern.

Gilt: wenn ein externer Dienst oder ein Portal Rechnungsdaten verarbeitet

Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO: Vertrag vor Beginn der Verarbeitung.

Regel aus der Compliance-Bibliothek
Cloud-VertragsrechtDSGVO Art. 28
Kriterien
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Cloud-Provider
  • SLA mit Verfügbarkeit, RPO, RTO
  • Exit- und Portabilitätsklausel
  • Datenlokalisierung und Transfer-Mechanismus (SCC / Adequacy)

Bei Verstoß: Zivilrechtliche Ansprüche bei Datenverlust; Regressansprüche abhängig vom Vertrag. DSGVO-Bußgelder bei Non-Compliance.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Alle typischen Vorhaben und ihre Pflichten: Interne Projekte planen

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Umstellung auf E-Rechnungen?
Im Beispielplan dauert die Umstellung auf E-Rechnungen 15 Wochen in 6 Phasen, davon laufen 1 Phasen teilweise parallel. Die tatsächliche Dauer hängt von Unternehmensgröße, Ausgangslage und verfügbaren Ressourcen ab. Mit deinem Unternehmenskontext passt PathHub den Zeitplan entsprechend an.
Was kostet die Umstellung auf E-Rechnungen?
Der Beispielplan kalkuliert rund 57.200 €, aufgeteilt auf 14 Budgetpositionen mit Menge und Einzelpreis. Die größten Posten sind Externe Dienstleister, Personal (intern). Es handelt sich um eine KI-Schätzung als Ausgangspunkt, nicht um ein Angebot.
Welche Risiken gibt es bei die Umstellung auf E-Rechnungen?
Der Plan nennt 6 Risiken mit Gegenmaßnahmen. Am höchsten bewertet sind: Fehlerhafte ERP-/DATEV-Schnittstelle und Buchungsdaten; Nicht konforme XRechnung- oder ZUGFeRD-Dokumente; Unzureichende GoBD-Archivierung und Verfahrensdokumentation.
Wer muss bei die Umstellung auf E-Rechnungen beteiligt werden?
Der Plan sieht unter anderem diese Beteiligten vor: Geschäftsführung bzw. Projektauftraggeber, Projektleitung und kaufmännische Prozessverantwortung, Buchhaltung und Steuerverantwortliche, IT- und ERP-Administration, Einkauf und Vertrieb, ERP-/DATEV-Integrationspartner und E-Rechnungsanbieter. Für jede Rolle ist angegeben, warum und ab wann sie einzubeziehen ist.
Kann ich den Plan an mein Unternehmen anpassen?
Ja. Öffne den Plan ohne Anmeldung in PathHub, passe Phasen und Aufgaben an oder beschreibe dein eigenes Vorhaben. Mit Unternehmenskontext (Abteilungen, Freigabeprozesse, Betriebsrat, Compliance-Vorgaben) wird jeder weitere Plan genauer.

Weitere Projektplan-Beispiele

Projektplan: CRM-Einführung

15 Wochen · 6 Phasen · 33 Aufgaben

Projektplan: Büroumzug

11 Wochen · 6 Phasen · 38 Aufgaben

Projektplan: ISO-27001-Zertifizierung

29 Wochen · 10 Phasen · 65 Aufgaben

Projektplan: NIS2-Umsetzung

29 Wochen · 10 Phasen · 83 Aufgaben

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