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Beispiel-Projektplan

Projektplan für eine SAP-S/4HANA-Einführung

Ein Projektplan für eine SAP-S/4HANA-Einführung strukturiert die Brownfield-Conversion von SAP ECC über 14 Phasen, 122 Aufgaben und 53 Wochen bei rund 2.512.000 Euro Budget. Der Beispielplan umfasst FI/CO, MM, SD und PP sowie Assessment, Prozessprüfung, Bereinigung von Eigenentwicklungen, Datenqualität, Schnittstellen, Tests, Schulungen und Change Management. Nach der Produktivsetzung folgen Hypercare und die Übergabe in den Regelbetrieb.

  • 53 Wochen
  • 14 Phasen
  • 122 Aufgaben
  • Budget ca. 2.512.000 €
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Beispielplan

SAP-S/4HANA-Brownfield-Conversion eines industriellen ERP-Kernsystems

Das Projekt umfasst den Umstieg von SAP ECC auf SAP S/4HANA im Brownfield-Ansatz für ein industrielles Unternehmen. Im Fokus stehen die Kernprozesse in FI/CO, MM, SD und PP sowie die Bereinigung kundeneigener Entwicklungen, Daten- und Stammdatenqualität, Schnittstellen und technische Konversionsfähigkeit. Zusätzlich sind umfangreiche Test-, Schulungs- und Change-Management-Aktivitäten erforderlich, um den produktiven Betrieb zum Geschäftsjahreswechsel sicherzustellen. Nach der Produktivsetzung wird eine Hypercare-Phase zur Stabilisierung und Übergabe in den Regelbetrieb durchgeführt.

Gesamtfortschritt0%
53Wochen
0/14Phasen
0/122Aufgaben
2.512.000 €Budget
KI-Empfehlung KIKI-Chat KIKI-Tools KI

Phasen

1

Phase 1: Projektmobilisierung und Governance

Ausstehend · 3W · 0/4
Gesamtprojektleitung
0

Diese Phase schafft die verbindliche organisatorische und fachliche Grundlage für die Brownfield-Conversion. Entscheidungswege, Verantwortlichkeiten, Abnahmekriterien und die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, IT und Implementierungspartner werden festgelegt.

Projektauftrag mit Scope für FI/CO, MM, SD und PP, Go-live-Ziel zum Geschäftsjahreswechsel sowie Projektzielen verabschieden
02.10. – 06.10. 5 Tage
Gesamtprojektleitung
Governance-Modell mit Lenkungsausschuss, Fachgremien, Eskalationswegen, RACI-Matrix und Entscheidungsfristen einrichten
02.10. – 09.10. 6 Tage
Gesamtprojektleitung
Integrierten Termin-, Ressourcen- und Kapazitätsplan einschließlich Jahresabschluss, Produktionskalender und Verfügbarkeiten der Key User erstellen
02.10. – 11.10. 8 Tage
Gesamtprojektleitung
Qualitätsplan, Risikoregister, Abnahmekriterien und verbindliche Quality Gates für Assessment, Tests, Cutover und Go-live genehmigen
02.10. – 06.10. 5 Tage
Testmanagement und Qualitätssicherung
Systeminventar für SAP-Release, Betriebssystem, Datenbank, Mandanten, Unicode-Status, installierte Komponenten und Wartungsstände erstellen
23.10. – 01.11. 8 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
SAP Readiness Check und Analyse relevanter Simplification Items für FI/CO, MM, SD und PP durchführen und technische Auswirkungen bewerten
23.10. – 03.11. 10 Tage
SAP-Implementierungspartner
Add-ons, Branchenlösungen und Drittprodukte auf S/4HANA-Kompatibilität, Herstellerfreigaben und notwendige Upgrade-Stände prüfen
23.10. – 31.10. 7 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Kundeneigene Transaktionen, Reports, Funktionsbausteine, User-Exits, BAdIs und Erweiterungspunkte einschließlich Nutzungshäufigkeit inventarisieren
23.10. – 03.11. 10 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
Datenqualitätsprofil für Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden, Materialien, Bestände, offene Posten und Organisationsdaten erstellen
23.10. – 03.11. 10 Tage
Datenmigrations- und Stammdatenverantwortliche
Schnittstellenkatalog für EDI, Banken, MES, Lager, Logistik, Steuerlösungen und externe Kunden- beziehungsweise Lieferantensysteme erstellen
23.10. – 01.11. 8 Tage
Integrations-, EDI- und Produktionssystemverantwortliche
Berechtigungsrollen, Funktionstrennung, kritische Transaktionen, produktive Benutzer und Datenschutzanforderungen analysieren
23.10. – 31.10. 7 Tage
Berechtigungs- und Compliance-Verantwortliche
Hintergrundverarbeitung, Batch-Jobs, Druckausgaben, Archivierung, Systemlast, Datenbankwachstum und relevante Laufzeitprobleme bewerten
23.10. – 31.10. 7 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Assessment-Ergebnis mit Konversionsvoraussetzungen, Handlungsfeldern, Aufwandsschätzungen und Entscheidungsbedarf dokumentieren
06.11. – 10.11. 5 Tage
SAP-Implementierungspartner
Fit-to-Standard-Workshops für Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und Ergebnisrechnung durchführen
13.11. – 22.11. 8 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO
Fit-to-Standard-Workshops für Einkauf, Disposition, Bestandsführung, Rechnungsprüfung und Bewertung durchführen
13.11. – 17.11. 5 Tage
Prozessverantwortliche MM
Fit-to-Standard-Workshops für Auftrag, Preisfindung, Lieferung, Versand, Faktura und Gutschriften durchführen
13.11. – 17.11. 5 Tage
Prozessverantwortliche SD
Fit-to-Standard-Workshops für Materialbedarfsplanung, Fertigungsaufträge, Rückmeldungen, Kapazitätsplanung und Produktionsversorgung durchführen
13.11. – 17.11. 5 Tage
Prozessverantwortliche PP und Produktionsorganisation
Durchgängige Prozessketten vom Bedarf bis zur Zahlung, vom Auftrag bis zum Zahlungseingang sowie von der Planung bis zur Abrechnung modellieren
13.11. – 22.11. 8 Tage
Testmanagement und Qualitätssicherung
Abweichungen zwischen ECC-Ist-Prozessen, S/4HANA-Standard und erforderlichen gesetzlichen beziehungsweise konzerninternen Kontrollen bewerten
13.11. – 24.11. 10 Tage
SAP-Implementierungspartner
Nicht mehr benötigte Transaktionen, Auswertungen, Eigenlösungen und historische Sonderprozesse identifizieren und zur Stilllegung vorschlagen
13.11. – 17.11. 5 Tage
Gesamtprojektleitung
Zielbild für Organisationseinheiten, Rollen, Prozessverantwortung, Integrationen und fachliche Kontrollpunkte dokumentieren
13.11. – 22.11. 8 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO, MM, SD und PP
Scope-Baseline mit priorisiertem Backlog, offenen Entscheidungen, fachlichen Abnahmekriterien und Change-Control-Regeln genehmigen
27.11. – 04.12. 6 Tage
Lenkungsausschuss
Vollständiges Eigenentwicklungsinventar mit Nutzungshäufigkeit, betroffenen Modulen, Geschäftsrisiko, Schnittstellenbezug und Eigentümer erstellen
04.12. – 15.12. 10 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
Automatisierte und manuelle S/4HANA-Codeanalyse mit ATC, Simplification-Item-Prüfungen und kritischen Syntax- beziehungsweise Datenbankzugriffen durchführen
04.12. – 15.12. 10 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
Eigenentwicklungen in „beibehalten“, „anpassen“, „durch Standard ersetzen“ und „stilllegen“ klassifizieren und fachlich genehmigen lassen
18.12. – 27.12. 8 Tage
SAP-Implementierungspartner
FI/CO-Eigenentwicklungen für Universal Journal, Anlagenbuchhaltung, Kostenstellen, Innenaufträge, Ergebnisrechnung und Abschlussberichte anpassen
28.12. – 10.01. 10 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
MM- und SD-Eigenentwicklungen für Einkauf, Bestandsführung, Preisfindung, Lieferung, Faktura und Belegausgabe anpassen
28.12. – 12.01. 12 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
PP-Eigenentwicklungen für MRP, Fertigungsaufträge, Rückmeldungen, Kapazitätsplanung und Produktionsauswertungen anpassen
28.12. – 10.01. 10 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
Formulare, Ausgabekanäle, Druckprogramme, Adobe Forms, Smart Forms und kundeneigene Nachrichtensteuerungen auf S/4HANA anpassen
28.12. – 08.01. 8 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
Hintergrundprogramme, Varianten, Jobketten und Massenverarbeitungen auf neue Tabellenstrukturen, Laufzeiten und Fehlerbehandlung prüfen
04.12. – 12.12. 7 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Berechtigungsobjekte für kundeneigene Transaktionen, Reports und Erweiterungen überarbeiten und mit dem Rollenmodell abgleichen
04.12. – 11.12. 6 Tage
Berechtigungs- und Compliance-Verantwortliche
Nicht mehr benötigte Eigenentwicklungen, Transaktionen und Reports aus Produktiv- und Transportumfang entfernen und die Stilllegung dokumentieren
04.12. – 08.12. 5 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
Unit- und Komponententests für angepasste Programme einschließlich Positiv-, Negativ- und Berechtigungsfällen durchführen
04.12. – 15.12. 10 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
Freigegebene Entwicklungs- und Transportpakete mit Versionsständen, Testnachweisen, Rückverfolgbarkeit und Übergabestatus für die Konversion bereitstellen
15.01. – 22.01. 6 Tage
SAP-Implementierungspartner
Bereinigungsregeln, Datenverantwortung, Freigabeprozesse und Dublettenregeln für Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und Materialien festlegen
11.12. – 15.12. 5 Tage
Datenmigrations- und Stammdatenverantwortliche
Geschäftspartnerkonzept einschließlich Kunden-/Lieferantenrollen, Nummernkreisen, Adressen, Steuerdaten und CVI-Fehlerbereinigung umsetzen
18.12. – 29.12. 10 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO und MM
Materialstämme, Klassifikationen, Mengeneinheiten, Dispositionsdaten, Bewertungssichten und Werkszuordnungen bereinigen
18.12. – 27.12. 8 Tage
Prozessverantwortliche MM
Organisationsdaten wie Buchungskreise, Werke, Lagerorte, Verkaufsorganisationen, Einkaufsorganisationen, Kostenstellen und Profitcenter validieren
18.12. – 26.12. 7 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO, MM, SD und PP
Offene Posten, Anlagenwerte, Hauptbuchsalden, Steuerkonten und Kostenrechnungsobjekte für die Übernahme und Abstimmung definieren
11.12. – 22.12. 10 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO
Bestände, Chargen, Seriennummern, Bewertungsklassen und Sonderbestände je Werk und Lagerort bereinigen und plausibilisieren
18.12. – 27.12. 8 Tage
Prozessverantwortliche MM
Stücklisten, Arbeitspläne, Arbeitsplätze, Fertigungsversionen, Produktionsressourcen und Dispositionsparameter bereinigen
18.12. – 29.12. 10 Tage
Prozessverantwortliche PP und Produktionsorganisation
Datenaufbewahrung, Löschregeln, Archivierung und Umgang mit personenbezogenen Daten mit Datenschutz und Compliance abstimmen
11.12. – 18.12. 6 Tage
Datenschutzbeauftragte/r
Abstimmungs- und Kontrollvorlagen für Hauptbuch, Nebenbücher, Bestände, Anlagen, offene Posten und Kostenrechnung erstellen
01.01. – 05.01. 5 Tage
Testmanagement und Qualitätssicherung
Bereinigten Mock-Migrationsdatensatz einschließlich Extraktionsregeln, Transformationslogik, Validierungen und Fehlerprotokollierung bereitstellen
08.01. – 17.01. 8 Tage
Datenmigrations- und Stammdatenverantwortliche
Zielarchitektur für S/4HANA-Datenbank, Applikationsserver, Hochverfügbarkeit, Netzwerk, Speicher, Monitoring und Systemzugriffe festlegen
18.12. – 27.12. 8 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Unicode-, Datenbank-, Betriebssystem-, Kernel-, Add-on- und Größenanforderungen gegen die Readiness-Ergebnisse prüfen
18.12. – 27.12. 8 Tage
SAP-Implementierungspartner
Systemlandschaft für Entwicklungs-, Qualitätssicherungs-, Sandbox-, Mock- und Produktivsystem einschließlich Mandanten und Systemkopien planen
18.12. – 26.12. 7 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Transportstrategie für Customizing, Eigenentwicklungen, Schnittstellen, Berechtigungen und produktionsnahe Korrekturen definieren
18.12. – 22.12. 5 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Technisches Ausfallfenster mit Abschlussarbeiten, Systemstillstand, Konversion, Datenabgleich, Tests und Wiederanlauf zum Geschäftsjahreswechsel modellieren
18.12. – 27.12. 8 Tage
Gesamtprojektleitung
Backup-, Restore-, Fallback- und Wiederanlaufverfahren einschließlich Verantwortlichkeiten und maximal tolerierbarer Ausfallzeit dokumentieren
18.12. – 25.12. 6 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Betriebsanforderungen für Jobs, Schnittstellenmonitoring, Systemüberwachung, Alerting, Druck, Archivierung und Bereitschaftsdienste definieren
18.12. – 26.12. 7 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Technischen Conversion-Plan mit Eingangsvoraussetzungen, Arbeitsschritten, Prüfpunkten, Abbruchkriterien und Freigabegates verabschieden
10.01. – 17.01. 6 Tage
CIO beziehungsweise IT-Sponsor
Technische Schnittstellenarchitektur für EDI, RFC, IDoc, APIs, Middleware, Dateien und Webservices einschließlich Eigentümern und Monitoring festlegen
08.01. – 17.01. 8 Tage
Integrations-, EDI- und Produktionssystemverantwortliche
Kunden- und Lieferanten-EDI für Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferungen, Wareneingänge, Rechnungen und Gutschriften anpassen
18.01. – 31.01. 10 Tage
Integrations-, EDI- und Produktionssystemverantwortliche
Bankanbindungen für Zahlungsdateien, Kontoauszüge, Zahlungsverkehr, EBICS beziehungsweise vergleichbare Verfahren und Zertifikate prüfen
08.01. – 16.01. 7 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO
MES- und Produktionsschnittstellen für Fertigungsaufträge, Materialverbräuche, Rückmeldungen, Ausschuss und Wareneingänge anpassen
01.02. – 14.02. 10 Tage
Integrations-, EDI- und Produktionssystemverantwortliche
Lager- und Logistikschnittstellen für Lieferungen, Kommissionierung, Warenausgänge, Bestandsbewegungen und Inventur abstimmen
01.02. – 12.02. 8 Tage
Prozessverantwortliche MM und SD
Steuer-, Zoll-, E-Rechnungs- und externe Reporting-Schnittstellen auf neue Beleg- und Stammdatenstrukturen prüfen
08.01. – 16.01. 7 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO
RFCs, APIs, Middleware-Mappings, Dateiformate, Feldkonvertierungen und Fehlercodes in den angeschlossenen Systemen aktualisieren
08.01. – 17.01. 8 Tage
SAP-Implementierungspartner
Wiederanlauf-, Quittierungs-, Monitoring- und Fehlerbehandlungsverfahren für alle kritischen Schnittstellen implementieren
15.02. – 22.02. 6 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Formulare, Druckausgaben, E-Mail-Versand, PDF-Erzeugung und elektronische Belegübertragung aus den betroffenen Prozessen validieren
08.01. – 17.01. 8 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
Zertifikate, technische Benutzer, Kommunikationskanäle, Firewall-Regeln und Verschlüsselung für die produktionsnahen Verbindungen aktualisieren
08.01. – 12.01. 5 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Integrations-Testkatalog mit Nachrichten, Testpartnern, erwarteten Folgebelegen, Abstimmungspunkten und Wiederanlaufszenarien erstellen
08.01. – 16.01. 7 Tage
Testmanagement und Qualitätssicherung
Sandbox-Systemkopie einschließlich Datenstand, Customizing, Eigenentwicklungen, Schnittstellenstubs und Berechtigungen vorbereiten
26.02. – 06.03. 7 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Technische Mock-Conversion mit vollständiger Vorprüfung, Konversion, Nacharbeiten, Systemstart und Protokollierung durchführen
07.03. – 19.03. 9 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Konversionsprotokolle, Simplification-Item-Fehler, Datenbankfehler, Dumps, Jobs, Sperren und Laufzeitabweichungen analysieren
20.03. – 29.03. 8 Tage
SAP-Implementierungspartner
Betroffene Eigenentwicklungen, Erweiterungen, Reports und Formulare korrigieren und in einem weiteren Transportzyklus bereitstellen
20.03. – 30.03. 9 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
Finanz-, Bestands-, Stammdaten- und Belegabstimmungen zwischen ECC-Ausgangsstand und S/4HANA-Mock-System durchführen
26.02. – 06.03. 7 Tage
Datenmigrations- und Stammdatenverantwortliche
Massenverarbeitung, MRP-Läufe, Abschlussjobs, Schnittstellenvolumen und Antwortzeiten unter realistischen Lastbedingungen messen
26.02. – 05.03. 6 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Kritische Schnittstellen, Druckausgaben, Folgebelege und technische Kommunikationswege mit Mock-Daten verifizieren
26.02. – 02.03. 5 Tage
Integrations-, EDI- und Produktionssystemverantwortliche
Erkenntnisse, Restfehler, Laufzeitwerte und notwendige Anpassungen in den Conversion-, Test- und Cutover-Plan übernehmen
02.04. – 06.04. 5 Tage
Gesamtprojektleitung
Teststrategie mit Teststufen, Testdaten, Eintritts- und Austrittskriterien, Fehlerklassen und Nachweisführung verbindlich umsetzen
09.04. – 16.04. 6 Tage
Testmanagement und Qualitätssicherung
Entwickler- und Komponententests für Eigenentwicklungen, Formulare, Reports, Jobs und Erweiterungen abschließen
09.04. – 18.04. 8 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
FI/CO-End-to-End-Szenarien einschließlich Belegerfassung, Zahlungsverkehr, Anlagen, Kostenrechnung, Ergebnisrechnung und Abschluss durchführen
09.04. – 20.04. 10 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO
MM-Szenarien von Bedarf, Bestellung und Wareneingang bis Rechnungsprüfung, Bewertung und Bestandsabstimmung testen
09.04. – 18.04. 8 Tage
Prozessverantwortliche MM
SD-Szenarien von Auftrag, Verfügbarkeitsprüfung und Lieferung bis Faktura, Erlösverbuchung und Zahlungseingang testen
09.04. – 18.04. 8 Tage
Prozessverantwortliche SD
PP-Szenarien von Planung und MRP über Fertigungsauftrag und Rückmeldung bis Wareneingang und Kostenabrechnung testen
09.04. – 18.04. 8 Tage
Prozessverantwortliche PP und Produktionsorganisation
Modulübergreifende Prozessketten für Plan-to-Produce, Procure-to-Pay, Order-to-Cash und Record-to-Report mit Folgebelegen und Abstimmungen testen
23.04. – 04.05. 10 Tage
Testmanagement und Qualitätssicherung
EDI-, Bank-, MES-, Lager-, Logistik-, Steuer- und Reporting-Schnittstellen einschließlich Fehler- und Wiederanlaufszenarien testen
09.04. – 20.04. 10 Tage
Integrations-, EDI- und Produktionssystemverantwortliche
Regressionstests für kundeneigene Reports, Transaktionen, Formulare, Batch-Jobs, Druckausgaben und kritische Standardfunktionen durchführen
09.04. – 18.04. 8 Tage
ABAP- und Entwicklungsteam
Rollen, Berechtigungen, Funktionstrennung, kritische Kombinationen und Datenschutzanforderungen in produktionsnahen Szenarien prüfen
09.04. – 17.04. 7 Tage
Berechtigungs- und Compliance-Verantwortliche
Performance-, Massenverarbeitungs- und Jahresabschluss-Szenarien einschließlich MRP, Abrechnung, Zahlungsverkehr und Reporting ausführen
09.04. – 18.04. 8 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Fehlernachtests, Belegabstimmungen, Testnachweise und offene Restfehler für die UAT-Übergabe abschließen
07.05. – 18.05. 10 Tage
Testmanagement und Qualitätssicherung
UAT-Umfang, Teilnehmer, Testkalender, Rollen, Daten, Abnahmekriterien und Eskalationsverfahren mit den Fachbereichen festlegen
04.06. – 08.06. 5 Tage
Testmanagement und Qualitätssicherung
Fachliche Testszenarien für Hauptprozesse, Sonderfälle, Ausnahmeprozesse und standortspezifische Varianten bereitstellen
04.06. – 13.06. 8 Tage
Key User und Standortvertretungen
Finanzielle Abnahmeprüfung mit Hauptbuch, Nebenbüchern, offenen Posten, Anlagen, Kostenrechnung, Steuerdaten und Abschlussreports durchführen
04.06. – 13.06. 8 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO
Durchgängige UAT-Szenarien für Einkauf, Produktion, Lager, Vertrieb, Versand, Faktura und finanzielle Folgebelege durchführen
04.06. – 15.06. 10 Tage
Key User und Standortvertretungen
Produktionsnahe Tests an relevanten Werken und Standorten einschließlich MES, Lager, Schichtbetrieb und lokalen Besonderheiten durchführen
04.06. – 13.06. 8 Tage
Prozessverantwortliche PP und Produktionsorganisation
UAT-Fehler priorisieren, beheben, nachtesten und Auswirkungen auf Cutover, Schulung und Betriebsaufnahme bewerten
18.06. – 27.06. 8 Tage
Testmanagement und Qualitätssicherung
Fachliche Abnahme je Modul, Standort und kritischer Prozesskette mit offenen Restpunkten und Verantwortlichkeiten dokumentieren
04.06. – 08.06. 5 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO, MM, SD und PP
Formale Abnahmeempfehlung einschließlich Restfehlerbewertung, Betriebsrisiken und Voraussetzungen für den Go-live vorlegen
04.06. – 06.06. 3 Tage
Gesamtprojektleitung
Prozess-, Rollen- und Standortauswirkungen für FI/CO, MM, SD, PP, Einkauf, Vertrieb, Produktion, Lager und Finanzabschluss analysieren
11.06. – 18.06. 6 Tage
Change-Management-Verantwortliche
Rollenbasierte Schulungsmatrix für Sachbearbeitung, Disposition, Vertrieb, Produktion, Buchhaltung, Controlling und Administration erstellen
11.06. – 20.06. 8 Tage
Change-Management-Verantwortliche
Schulungssystem mit freigegebenen Rollen, Trainingsdaten, typischen Geschäftsfällen und realistischen Übungsbelegen einrichten
11.06. – 22.06. 10 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Schulungsunterlagen, Prozessleitfäden, Arbeitsplatzhilfen, Kurzreferenzen und Anleitungen für neue S/4HANA-Oberflächen erstellen
11.06. – 22.06. 10 Tage
SAP-Implementierungspartner
Key-User-Schulungen für FI/CO, MM, SD, PP, Schnittstellen, Berechtigungen und Fehlerbehandlung durchführen
25.06. – 29.06. 5 Tage
SAP-Implementierungspartner
Rollenspezifische Endanwenderschulungen nach Standorten, Schichten und Geschäftsbereichen durchführen und Teilnahme dokumentieren
11.06. – 26.06. 12 Tage
Key User und Standortvertretungen
Kommunikationspaket mit Veränderungszielen, Zeitplan, Systemstillstand, Schulungsangebot, Supportkanälen und Go-live-Regeln veröffentlichen
11.06. – 18.06. 6 Tage
Gesamtprojektleitung
Schulungsfeedback, Befähigungsgrad, offene Wissenslücken und zusätzliche Unterstützungsmaßnahmen auswerten
11.06. – 15.06. 5 Tage
Change-Management-Verantwortliche
Cutover-Arbeitsplan als detailliertes Ablauf- und Minutenplanbuch mit Abhängigkeiten, Verantwortlichen, Start-/Endzeiten und Prüfpunkten erstellen
16.07. – 25.07. 8 Tage
Gesamtprojektleitung
Verfahren für Jahresabschluss, Buchungssperren, offene Vorgänge, Eröffnungsbestände, Hauptbuchabstimmung und fachliche Freigaben finalisieren
16.07. – 25.07. 8 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO
Vollständige Cutover-Probe mit Systemstillstand, Datenübernahme, Konversion, Schnittstellenumschaltung, Abstimmungen und Wiederanlauf durchführen
16.07. – 27.07. 10 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Produktiven Änderungs-, Transport- und Stammdaten-Freeze einschließlich Kommunikations- und Ausnahmegenehmigungen festlegen
16.07. – 20.07. 5 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Hypercare-Organisation mit Servicezeiten, Bereitschaft, Eskalationswegen, Fehlerklassen, Supportkanälen und Fachbereichsbesetzung einrichten
16.07. – 24.07. 7 Tage
Gesamtprojektleitung
Produktive Rollen, Benutzer, Funktionstrennung, technische Benutzer und Notfallzugriffe prüfen und freigeben
16.07. – 23.07. 6 Tage
Berechtigungs- und Compliance-Verantwortliche
Notfall-, Rückfall- und Geschäftskontinuitätsverfahren für verspätete Konversion, Datenabweichungen, Schnittstellenausfall und Betriebsunterbrechung testen
16.07. – 23.07. 6 Tage
CIO beziehungsweise IT-Sponsor
Go-live-Kommunikation an Mitarbeitende, Standorte, Kunden, Lieferanten, Banken und externe Schnittstellenpartner vorbereiten
16.07. – 20.07. 5 Tage
Gesamtprojektleitung
Finale Checklisten für Daten, Tests, Schulungen, Berechtigungen, Infrastruktur, Schnittstellen und Betrieb vollständig abarbeiten
16.07. – 23.07. 6 Tage
Testmanagement und Qualitätssicherung
Go-/No-Go-Unterlage mit Testergebnis, Finanzabstimmungen, Restfehlern, Cutover-Proben und Notfallfreigaben zur Entscheidung vorlegen
09.08. – 13.08. 3 Tage
Lenkungsausschuss
Produktives System einfrieren, letzte Sicherung erstellen, offene Geschäftsvorfälle kontrollieren und Startfreigabe dokumentieren
20.08. – 20.08. 1 Tag
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Finale technische Konversion einschließlich Datenbankumstellung, Nacharbeiten, Systemstart und technischer Protokollprüfung durchführen
21.08. – 22.08. 2 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Eröffnungsbestände, Hauptbuch, Nebenbücher, offene Posten, Anlagen, Bestände und zentrale Steuerdaten fachlich abstimmen
23.08. – 23.08. 1 Tag
Prozessverantwortliche FI/CO und MM
Schnittstellen aktivieren, Smoke-Tests für Auftrag, Einkauf, Produktion, Lieferung, Faktura, Zahlungsverkehr und Rückmeldungen durchführen
23.08. – 23.08. 1 Tag
Integrations-, EDI- und Produktionssystemverantwortliche
Produktiven Geschäftsbetrieb mit Supportbereitschaft starten und die Betriebsübergabe an die Hypercare-Organisation bestätigen
24.08. – 24.08. 1 Tag
Gesamtprojektleitung
Zentrales Hypercare-Command-Center mit täglicher Lagebewertung, Ticketpriorisierung, Fachbereichsbesetzung und Eskalationskanälen betreiben
27.08. – 05.10. 30 Tage
Gesamtprojektleitung
Produktive Incidents aus FI/CO, MM, SD, PP, Schnittstellen, Berechtigungen und Eigenentwicklungen erfassen, klassifizieren und nachverfolgen
27.08. – 05.10. 30 Tage
SAP-Implementierungspartner
Finanzabschlussnahe Buchungen, Abstimmungen, Zahlungsverkehr, offene Posten, Anlagen und steuerliche Auswertungen nach dem Go-live überwachen
27.08. – 07.09. 10 Tage
Prozessverantwortliche FI/CO
EDI-, Bank-, MES-, Lager- und Logistikverbindungen einschließlich Nachrichtenrückständen, Wiederholungen und Folgebelegen überwachen
27.08. – 14.09. 15 Tage
Integrations-, EDI- und Produktionssystemverantwortliche
Systemperformance, Datenbankwachstum, Speicher, Hintergrundjobs, MRP-Läufe, Druckverarbeitung und Antwortzeiten analysieren und optimieren
27.08. – 07.09. 10 Tage
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Nach-Go-live-Abstimmungen für Hauptbuch, Nebenbücher, Bestände, offene Posten, Produktionsrückmeldungen und kritische Stammdaten durchführen
27.08. – 07.09. 10 Tage
Datenmigrations- und Stammdatenverantwortliche
Zusätzliche Anwenderunterstützung, Nachschulungen, Prozessleitfäden und Fehlervermeidungsmaßnahmen für betroffene Rollen bereitstellen
27.08. – 14.09. 15 Tage
Key User und Standortvertretungen
Restfehler, offene Optimierungen, Betriebsdokumentation, Serviceübergabe, Lessons Learned und Projektabschlussbericht genehmigen
27.08. – 05.09. 8 Tage
CIO beziehungsweise IT-Sponsor
In der App öffnen: Phasen

Timeline

Timeline 14 PhasenStart: 02.10.2026
Phase / Aufgabe
Okt 2026
Nov 2026
Dez 2026
Jan 2027
Feb 2027
Mär 2027
Apr 2027
Mai 2027
Jun 2027
Jul 2027
Aug 2027
Sep 2027
Okt
KW 102.10
KW 423.10
KW 713.11
KW 1004.12
KW 1325.12
KW 1615.01
KW 1905.02
KW 2226.02
KW 2519.03
KW 2809.04
KW 3130.04
KW 3421.05
KW 3711.06
KW 4002.07
KW 4323.07
KW 4613.08
KW 4903.09
KW 5224.09
Projektmobilisierung und Governance02.10. – 22.10. · 3 Wo. · 0/4
Projektmobilisierung und Governance
System- und Readiness-Assessment23.10. – 26.11. · 5 Wo. · 0/9
System- und Readiness-Assessment
Zielbild, Fit-to-Standard und Scope-Festlegung13.11. – 24.12. · 6 Wo. · 0/9
Zielbild, Fit-to-Standard und Scope-Festlegung
Analyse und Bereinigung kundeneigener Entwicklungen04.12. – 04.02. · 9 Wo. · 0/12
Analyse und Bereinigung kundeneigener Entwicklungen
Datenqualität, Stammdaten und Migrationsvorbereitung11.12. – 28.01. · 7 Wo. · 0/10
Datenqualität, Stammdaten und Migrationsvorbereitung
Technische Zielarchitektur und Conversion-Planung18.12. – 21.01. · 5 Wo. · 0/8
Technische Zielarchitektur und Conversion-Planung
Schnittstellen- und Erweiterungsanpassung08.01. – 25.02. · 7 Wo. · 0/11
Schnittstellen- und Erweiterungsanpassung
Sandbox-/Mock-Conversion und technische Erprobung26.02. – 08.04. · 6 Wo. · 0/8
Sandbox-/Mock-Conversion und technische Erprobung
Integrations-, Modul- und Regressionstests09.04. – 03.06. · 8 Wo. · 0/12
Integrations-, Modul- und Regressionstests
Anwenderakzeptanztest und Abnahme04.06. – 15.07. · 6 Wo. · 0/8
Anwenderakzeptanztest und Abnahme
Change-Management und rollenbasierte Schulung11.06. – 22.07. · 6 Wo. · 0/8
Change-Management und rollenbasierte Schulung
Cutover-, Abschluss- und Go-live-Vorbereitung16.07. – 19.08. · 5 Wo. · 0/10
Cutover-, Abschluss- und Go-live-Vorbereitung
Produktivsetzung zum Geschäftsjahreswechsel20.08. – 26.08. · 1 Wo. · 0/5
Produktivsetzung zum Geschäftsjahreswechsel
Hypercare und Stabilisierung27.08. – 07.10. · 6 Wo. · 0/8
Hypercare und Stabilisierung
GeplantIn ArbeitAbgeschlossenBlockiertMeilensteine
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Budget

Budget: 2.512.000 €
Externe SAP-Dienstleister · 1.250.000 €Testmanagement, Change & Schulung · 390.000 €Cutover, Go-live & Hypercare · 370.000 €Software & Infrastruktur · 270.000 €Personal (intern) · 232.000 €
Externe SAP-Dienstleister1.250.000 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Externe Programmsteuerung und PMO-Unterstützung120 Personentage1.000 €120.000 €
S/4HANA-Solution-Architektur und Conversion-Leitung140 Personentage1.250 €175.000 €
Modulberatung FI/CO, MM, SD und PP320 Personentage1.100 €352.000 €
Analyse und Bereinigung kundeneigener ABAP-Entwicklungen260 Personentage850 €221.000 €
Datenmigration und Stammdatenbereinigung120 Personentage950 €114.000 €
Anpassung von EDI-, Banken-, MES-, Lager- und Logistikschnittstellen150 Personentage1.050 €157.500 €
SAP-Basis, technische Conversion und Performanceoptimierung100 Personentage1.105 €110.500 €
Testmanagement, Change & Schulung390.000 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Teststrategie, Testplanung und Qualitätssicherung80 Personentage950 €76.000 €
Unterstützung für Integrations-, End-to-End- und Regressionstests100 Personentage900 €90.000 €
Finanzielle Abstimmungen, Eröffnungsbestände und prüfungsrelevante Testnachweise50 Personentage950 €47.500 €
Change-Management, Kommunikation und Akzeptanzmaßnahmen60 Personentage900 €54.000 €
Rollenbasierte Schulung inklusive Trainingsunterlagen und Key-User-Befähigung1 Pauschal122.500 €122.500 €
Cutover, Go-live & Hypercare370.000 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Cutover-Planung, Probeläufe und detailliertes Runbook60 Personentage1.000 €60.000 €
Go-live-Steuerung und technische Unterstützung zum Geschäftsjahreswechsel80 Personentage1.100 €88.000 €
Fachliche Hypercare-Unterstützung für FI/CO, MM, SD und PP170 Personentage1.000 €170.000 €
Hypercare-Bereitschaft für SAP-Basis und Schnittstellen40 Personentage1.100 €44.000 €
Betriebsübergabe, Supportdokumentation und Abschlussnachweise1 Pauschal8.000 €8.000 €
Software & Infrastruktur270.000 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Tools für Readiness Assessment, Codeanalyse und Testmanagement1 Pauschal55.000 €55.000 €
Nicht-Produktivsysteme, Systemkopien und temporäres Hosting12 Monat12.000 €144.000 €
Performance-, Lasttest- und Monitoring-Werkzeuge1 Pauschal35.000 €35.000 €
Zusätzliche Backup-, Hochverfügbarkeits- und Cutover-Kapazität1 Pauschal36.000 €36.000 €
Personal (intern)232.000 €
PositionMengeEinzelpreisGesamt
Prozessverantwortliche und Key User für FI/CO, MM, SD und PP220 Personentage600 €132.000 €
Internes SAP-Basis- und Infrastrukturteam100 Personentage700 €70.000 €
Interne Daten-, Compliance- und Datenschutzverantwortung50 Personentage600 €30.000 €
In der App öffnen: Budget

Risiken

Hoch

Nicht kompatible kundeneigene Entwicklungen und Add-ons

Wenn bis zum Abschluss des Readiness-Assessments in Woche 8 nicht alle kundeneigenen Programme, Erweiterungen und Add-ons inventarisiert sowie auf S/4HANA-Simplification-Items und unterstützte Erweiterungstechniken geprüft sind, können veraltete Transaktionen, Schnittstellen oder Eigenentwicklungen nach der Conversion ausfallen.

Gegenmaßnahme: Das ABAP- und Entwicklungsteam erstellt bis Woche 8 den vollständigen Eigenentwicklungs-Katalog, führt die ATC- und Kompatibilitätsprüfungen durch und passt, ersetzt oder stilllegt kritische Objekte bis Woche 18; der SAP-Implementierungspartner bestätigt die technische Freigabe.
Hoch

Fehlerhafte Stammdaten- und Geschäftspartnerkonversion

Wenn der Mock-Migrationsdatensatz in Woche 17 doppelte oder unvollständige Geschäftspartner-, Material-, Lieferanten-, Kunden-, Stücklisten- oder Organisationsdaten enthält, können Einkauf, Vertrieb, Produktion, Bestandsführung und Finanzbuchhaltung fehlerhafte Folgebelege erzeugen.

Gegenmaßnahme: Die Datenverantwortlichen definieren bis Woche 12 verbindliche Qualitätsregeln, bereinigen die Daten bis Woche 17 und führen unter Verantwortung der Datenmigrationsleitung mindestens zwei abgestimmte Probeläufe mit dokumentierten Fehlerquoten und Freigabekriterien durch.
Hoch

Abweichungen bei Eröffnungsbeständen und Finanzabstimmungen

Wenn Hauptbuch, Nebenbücher, offene Posten, Anlagen, Bestände, Kostenstellen und Ergebnisobjekte nach der Mock-Conversion in Woche 27 nicht vollständig mit dem ECC-Ausgangssystem abgestimmt sind, kann der Jahresabschluss oder die steuerliche Nachvollziehbarkeit beeinträchtigt werden.

Gegenmaßnahme: Die Prozessverantwortlichen FI/CO und der CFO definieren bis Woche 16 Abstimmungsregeln, führen in den Wochen 27, 35 und 46 Soll-Ist-Abgleiche durch und geben die Eröffnungsdaten erst nach dokumentierter Null- beziehungsweise begründeter Differenzfreigabe frei.
Hoch

Überlastung des Cutover-Fensters zum Geschäftsjahreswechsel

Wenn der Cutover-Probefall in Woche 44 das verfügbare Ausfallfenster überschreitet oder Abschluss, Datenübernahme, technische Conversion und Schnittstellenfreigabe nicht vollständig voneinander abhängig geplant sind, kann der Produktions-, Liefer- und Rechnungsbetrieb zum neuen Geschäftsjahr unterbrochen werden.

Gegenmaßnahme: Die Gesamtprojektleitung erstellt bis Woche 42 einen detaillierten, zeitlich vermessenen Cutover-Plan mit Verantwortlichen, Entscheidungspunkten und Rückfallkriterien; das SAP-Basis-Team führt bis Woche 45 mindestens einen vollständigen Probelauf durch und die Geschäftsführung entscheidet bis Woche 46 über die Go-live-Freigabe.
Hoch

Fehler in EDI-, Bank-, MES-, Lager- und Logistikschnittstellen

Wenn bis zum Ende der Integrations- und Regressionstests in Woche 35 nicht alle kritischen Schnittstellen mit realitätsnahen End-to-End-Szenarien geprüft wurden, können Aufträge, Lieferungen, Rechnungen, Zahlungsdateien, Produktionsrückmeldungen oder Lagerbewegungen verloren gehen oder doppelt verarbeitet werden.

Gegenmaßnahme: Die Integrationsverantwortlichen erstellen bis Woche 21 einen vollständigen Schnittstellenkatalog, führen bis Woche 35 positive, negative und Wiederanlaufszenarien durch und testen im Cutover-Probefall in Woche 44 die technische Überwachung und manuelle Notfallverarbeitung.
Hoch

Regressionen in der integrierten FI/CO-MM-SD-PP-Prozesskette

Wenn Änderungen an Preisfindung, Verfügbarkeitsprüfung, Materialbewertung, MRP, Fertigungsaufträgen oder Faktura bis Woche 35 nicht durchgängig getestet sind, können fachliche Folgefehler über mehrere Module hinweg entstehen.

Gegenmaßnahme: Das Testmanagement definiert bis Woche 28 priorisierte End-to-End-Testfälle für Auftrag bis Zahlung, Beschaffung bis Zahlung, Plan-to-Produce und Monatsabschluss; die Prozessverantwortlichen schließen kritische Fehler bis Woche 41 oder genehmigen sie formal mit dokumentierter Kompensation.
Hoch

Unzureichende technische Performance und Konversionsstabilität

Wenn die Mock-Conversion in Woche 27, MRP-Läufe, Massendatenverarbeitung oder Abschlussjobs die vereinbarten Laufzeit- und Kapazitätsgrenzen überschreiten, können Produktion, Disposition und Monats- beziehungsweise Jahresabschluss nach dem Go-live verzögert werden.

Gegenmaßnahme: Das SAP-Basis- und Infrastrukturteam misst bis Woche 27 Conversion-, Job-, Datenbank- und Dialoglaufzeiten, dimensioniert Infrastruktur und Batchfenster bis Woche 35 nach und bestätigt im Cutover-Probefall die Performance unter realistischen Lastbedingungen.
Hoch

Unvollständiges Berechtigungs- und Funktionstrennungsmodell

Wenn Fiori-, SAP-GUI-, Batch- und Administrationsrollen bis zum UAT-Abschluss in Woche 41 nicht fachlich freigegeben und auf kritische Funktionstrennung geprüft sind, können Benutzer arbeitsunfähig werden oder unzulässige Buchungs- und Freigabekombinationen erhalten.

Gegenmaßnahme: Das Berechtigungsteam erstellt bis Woche 35 ein rollenbasiertes Sollmodell, führt bis Woche 41 Funktionstrennungs- und Notfallbenutzerprüfungen mit Revision und Fachbereichen durch und setzt nur genehmigte Rollen vor dem Go-live in Woche 47 produktiv.
Mittel

Fehlende Verfügbarkeit von Fachbereichen und Key Usern

Wenn die benannten Key User während der Integrations- und UAT-Phasen in den Wochen 28 bis 41 wegen Jahresabschluss, Tagesgeschäft oder Produktionsspitzen nicht ausreichend verfügbar sind, verzögern sich Fehlerklärung, Abnahmen und Schulungsfreigaben.

Gegenmaßnahme: Die Gesamtprojektleitung sichert bis Woche 8 verbindliche Kapazitätszusagen der Fachbereiche, etabliert ab Woche 28 eine Vertretungsregelung und eskaliert Unterschreitungen der vereinbarten Testkapazität innerhalb von fünf Arbeitstagen an den Lenkungsausschuss.
Mittel

Unzureichende Anwenderbefähigung und Akzeptanz

Wenn bis Woche 42 nicht mindestens die kritischen Rollen geschult sind oder die Key User die neuen Fiori-Oberflächen, Prozessänderungen und Verantwortlichkeiten nicht sicher beherrschen, können nach dem Go-live Fehlbuchungen, Umgehungslösungen und ein überlasteter Support entstehen.

Gegenmaßnahme: Das Change-Management erstellt bis Woche 37 rollenbasierte Schulungsunterlagen, führt Trainings und praktische Übungen bis Woche 42 durch und lässt die Prozessverantwortlichen den Befähigungsgrad anhand dokumentierter Übungen und Teilnahmequoten freigeben.
Mittel

Unkontrollierte Scope-Ausweitung und Budgetüberschreitung

Wenn nach der Scope-Freigabe in Woche 12 zusätzliche Prozessoptimierungen, Sonderberichte oder nicht zwingende Eigenentwicklungen ohne formale Bewertung aufgenommen werden, können Testaufwand, Terminplan und das Budget von 3.000.000 EUR überschritten werden.

Gegenmaßnahme: Die Gesamtprojektleitung führt ab Woche 12 ein verbindliches Change-Request-Verfahren mit Aufwandsschätzung, Risikoanalyse und Finanzfreigabe durch; der CFO und CIO entscheiden monatlich über Änderungen und schützen die Reserve von 360.000 EUR für zwingende Conversion-Risiken.
Mittel

Abhängigkeit von externen Partnern und kritischen Lieferanten

Wenn SAP-Implementierungspartner, Hosting-, EDI-, Bank-, MES- oder Logistikdienstleister ihre Ressourcen oder Testfreigaben nicht bis zu den Meilensteinen der Wochen 21, 35 und 44 bereitstellen, können Schnittstellenabnahme und Go-live gefährdet werden.

Gegenmaßnahme: Die Gesamtprojektleitung vereinbart bis Woche 8 verbindliche Liefergegenstände, Ansprechpartner und Eskalationsfristen, überprüft die externe Kapazitätsplanung monatlich und aktiviert bei Terminüberschreitungen innerhalb von fünf Arbeitstagen Ersatzressourcen oder priorisierte Lieferanteneskalationen.
In der App öffnen: Risiken

Stakeholder

GU

Geschäftsführung und Lenkungsausschuss

Treffen Eskalations-, Budget-, Scope- und Go-live-Entscheidungen

Einbinden: ab Phase 1
CB

CFO beziehungsweise Finanzsponsor

Verantwortet fachliche Zielsetzung, Abschlussfähigkeit und finanzielle Abnahme

Einbinden: ab Phase 1
CB

CIO beziehungsweise IT-Sponsor

Entscheidet über technische Zielarchitektur, Betriebsmodell und IT-Ressourcen

Einbinden: ab Phase 1
G

Gesamtprojektleitung

Steuert Termine, Abhängigkeiten, Risiken, Budget und Entscheidungsprozesse

Einbinden: ab Phase 1
SI

SAP-Implementierungspartner

Bringt Konversions-, Modul- und Branchenexpertise ein und verantwortet wesentliche Umsetzungsleistungen

Einbinden: ab Phase 1
SB

SAP-Basis- und Infrastrukturteam

Verantwortet Systemkopien, Konversion, Transporte, Performance, Verfügbarkeit und technische Betriebsübergabe

Einbinden: ab Phase 1
TU

Testmanagement und Qualitätssicherung

Definieren Teststrategie, Nachweisführung, Fehlerpriorisierung und Abnahmekriterien

Einbinden: ab Phase 1
PF

Prozessverantwortliche FI/CO

Entscheiden über Finanzprozesse, Kostenrechnung, Abschluss, Abstimmungen und fachliche Abnahme

Einbinden: ab Phase 2
PM

Prozessverantwortliche MM

Entscheiden über Beschaffung, Bestandsführung, Bewertung und Materialstammdaten

Einbinden: ab Phase 2
PS

Prozessverantwortliche SD

Entscheiden über Auftrag, Lieferung, Faktura, Preisfindung und Kundenprozesse

Einbinden: ab Phase 2
PP

Prozessverantwortliche PP und Produktionsorganisation

Bewerten Produktionsplanung, Fertigungsaufträge, Materialbedarfsplanung und Werksabläufe

Einbinden: ab Phase 2
AU

ABAP- und Entwicklungsteam

Analysiert und bearbeitet kundeneigene Entwicklungen, Erweiterungen und Eigenprogramme

Einbinden: ab Phase 2
DU

Datenmigrations- und Stammdatenverantwortliche

Entscheiden über Bereinigungsregeln, Datenverantwortung, Abstimmungen und Übernahmekriterien

Einbinden: ab Phase 2
IE

Integrations-, EDI- und Produktionssystemverantwortliche

Sichern die Kommunikation mit Banken, Kunden, Lieferanten, MES-, Lager- und Logistiksystemen

Einbinden: ab Phase 3
IR

Interne Revision, Steuern und Compliance

Prüfen Nachvollziehbarkeit, Berechtigungstrennung, Abschlussfähigkeit und Prüfungsanforderungen

Einbinden: ab Phase 2
DR

Datenschutzbeauftragte/r

Bewertet datenschutzrelevante Rollen, Protokollierungen, personenbezogene Daten und Schulungsinhalte

Einbinden: ab Phase 2
BS

Betriebsrat, sofern vorhanden

Ist bei mitbestimmungspflichtigen Änderungen an Arbeitsabläufen, Überwachung und Rollen einzubeziehen

Einbinden: ab Phase 3
KU

Key User und Standortvertretungen

Führen fachliche Tests durch, validieren Prozessänderungen und unterstützen Schulung sowie Akzeptanz

Einbinden: ab Phase 3
In der App öffnen: Stakeholder

Compliance

Pflicht 4

Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung steuerlich relevanter Buchungen, Belege und Protokolle gemäß HGB, AO und GoBD einschließlich dokumentierter Abstimmung von ECC-Ausgangsdaten und S/4HANA-Eröffnungsdaten

CFO, Prozessverantwortliche FI/CO, Steuern und Compliance Woche 1–53
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek
GoBD und E-Rechnung(AO §§ 146, 147; GoBD (BMF); UStG § 14)
  • Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
  • Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
  • Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
  • Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
  • Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
  • Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)

Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Prüfung der korrekten Verarbeitung von Umsatzsteuer, Steuerkennzeichen, Rechnungen, Gutschriften, offenen Posten und steuerrelevanten Schnittstellen vor der fachlichen Abnahme

Steuern, FI/CO und Testmanagement Woche 12–46
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Abschluss und Prüfung erforderlicher Auftragsverarbeitungs- und Datenschutzvereinbarungen mit SAP-, Hosting-, Implementierungs-, EDI- und sonstigen Dienstleistern einschließlich Regelungen zu Unterauftragnehmern und Datenübermittlungen

Datenschutzbeauftragte/r, Einkauf und Rechtsabteilung Woche 1–21
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Beteiligung des Betriebsrats bei mitbestimmungspflichtigen Änderungen an Arbeitsabläufen, Benutzerrollen, technischen Überwachungseinrichtungen und Leistungs- oder Verhaltenskontrollen, sofern ein Betriebsrat besteht

Gesamtprojektleitung, Personalbereich und Datenschutzbeauftragte/r Woche 7–42
Pflicht
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz
Wichtig 2

Einführung und dokumentierte Prüfung eines rollenbasierten Berechtigungsmodells mit Funktionstrennung, Genehmigungsworkflow, privilegierten Notfallbenutzern und revisionsfähiger Protokollierung

CIO, Berechtigungsteam, Interne Revision und Prozessverantwortliche Woche 12–47
Wichtig
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz

Nachweis eines freigegebenen Backup-, Wiederanlauf-, Notfall- und Rückfallverfahrens einschließlich Wiederherstellungstest vor dem Go-live und dokumentierter Betriebsübergabe

CIO, SAP-Basis- und Infrastrukturteam, IT-Service-Management Woche 12–53
Wichtig
Regel aus der Compliance-Bibliothek

Für diese Pflicht gibt es keine passende Regel in der Bibliothek. In PathHub kannst du bei Bedarf eine Regel aus der Bibliothek verknüpfen.

Nachweise

Noch keine Nachweise. In PathHub legst du je Pflicht Nachweise ab, z. B. ein Protokoll, eine Bescheinigung oder einen Link zum Dokument, und exportierst alles als PDF-Nachweisbericht.

Datei Link Notiz
In der App öffnen: Compliance

Meilensteine

  1. Woche 3

    Genehmigter Projektauftrag mit Governance-Modell, RACI-Matrix, integriertem Terminplan und verabschiedeten Abnahmekriterien

    Voraussetzung: Phase 1
  2. Woche 8

    Abgenommenes Readiness-Assessment mit priorisiertem Maßnahmenkatalog und bestätigter technischer Konversionsfähigkeit beziehungsweise dokumentierten Vorbedingungen

    Voraussetzung: Phase 2
  3. Woche 12

    Genehmigtes fachliches Zielbild mit verbindlichem Scope, dokumentierten Fit-to-Standard-Entscheidungen und freigegebenem Anforderungs-Backlog

    Voraussetzung: Phase 3
  4. Woche 16

    Genehmigte technische Zielarchitektur und freigegebener Conversion-Plan einschließlich Ausfallfenster und Rückfallverfahren

    Voraussetzung: Phase 6
  5. Woche 17

    Freigegebene Datenqualitätsregeln und geprüfter Mock-Migrationsdatensatz mit definierten Abstimmungs- und Übernahmekriterien

    Voraussetzung: Phase 5
  6. Woche 18

    Abgenommener Eigenentwicklungs-Katalog mit bereinigtem Codebestand, freigegebenen Anpassungen, dokumentierten Stilllegungen und bestandenen Komponententests

    Voraussetzung: Phase 4
  7. Woche 21

    Technisch angepasste und in einer kontrollierten Umgebung erreichbare Schnittstellen mit freigegebenem Integrations-Testkatalog

    Voraussetzung: Phase 7
  8. Woche 27

    Erfolgreich abgeschlossene Mock-Conversion mit dokumentierten Laufzeiten, abgestimmten Daten und geschlossenem beziehungsweise priorisiertem Fehlerbestand

    Voraussetzung: Phase 8
  9. Woche 35

    Abgeschlossene Integrations- und Regressionstests mit erfüllten Eintrittskriterien für den Anwenderakzeptanztest und dokumentiertem Restfehlerbestand

    Voraussetzung: Phase 9
  10. Woche 41

    Formale fachliche Abnahme der produktionsrelevanten Prozesse durch die Prozessverantwortlichen und Freigabe für die finale Go-live-Vorbereitung

    Voraussetzung: Phase 10
  11. Woche 42

    Abgeschlossene Key-User- und Endanwenderschulungen mit dokumentierter Teilnahme, freigegebenen Arbeitsunterlagen und ausreichendem Befähigungsgrad

    Voraussetzung: Phase 11
  12. Woche 46

    Erteilte Go-live-Freigabe mit abgeschlossenem Cutover-Probefall, abgestimmtem Jahreswechselverfahren und besetzter Hypercare-Organisation

    Voraussetzung: Phase 12
  13. Woche 47

    Freigegebener S/4HANA-Produktivbetrieb mit abgestimmten Eröffnungsdaten, erfolgreichen Smoke-Tests und aktivierter Hypercare-Bereitschaft

    Voraussetzung: Phase 13
  14. Woche 53

    Stabiler Regelbetrieb mit geschlossenem kritischem Fehlerbestand, abgeschlossener Betriebsübergabe und genehmigtem Projektabschlussbericht

    Voraussetzung: Phase 14
In der App öffnen: Meilensteine

So ist dieser Plan entstanden

Dieser Plan wurde von PathHub AI aus einer einzigen Beschreibung erstellt: „Umstieg von SAP ECC auf SAP S/4HANA (Brownfield-Conversion) in einem Industrieunternehmen mit 900 Mitarbeitenden, Module FI/CO, MM, SD und PP, inklusive Bereinigung kundeneigener Entwicklungen, Testphasen, Schulung und Hypercare. Go-live zum Geschäftsjahreswechsel.“ Ohne Unternehmenskontext. Mit deinen Abteilungen, Freigabeprozessen und Compliance-Vorgaben wird er deutlich genauer.

Passende Dokumente zum Vorhaben

Vor dem Projektplan steht meist das Lastenheft. Hier das passende Beispiel mit Word-Download.

Lastenheft ERP-System: Beispiel

Lastenheft mit Word-Download

SAP S/4HANA Migration mit KI planen

Vorgehen und Praxisbeispiel
Pflichten

Pflichten mit Vorlauf: Daran denken viele zu spät

Diese Pflichten löst eine SAP-S/4HANA-Einführung typischerweise aus (Beispiel Deutschland). PathHub AI plant sie mit Vorlauf ein, warnt bei zu knappem Zeitplan und zeigt unter „Regel & Nachweise“ die Regel mit Kriterien, die du abhakst und mit Nachweisen belegst. Keine Rechtsberatung.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen und Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen (DSGVO Art. 30, 35)
Pflicht 2–4 Wochen vor dem Go-liveRichtwert
Regel & Nachweise

Warum: Das neue System verarbeitet personenbezogene Daten von Kunden oder Beschäftigten.

Regel aus der Compliance-Bibliothek
DSGVO / GDPREU 2016/679
Kriterien
  • Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
  • Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen (Art. 28 DSGVO)
Pflicht 2–6 Wochen vor dem Go-livegesetzlich
Regel & Nachweise

Warum: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag (Cloud, Wartung, Support).

Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO: Der Vertrag muss vor Beginn der Verarbeitung vorliegen, auch vor Tests mit echten Daten oder der Datenmigration.

Regel aus der Compliance-Bibliothek
Cloud-VertragsrechtDSGVO Art. 28
Kriterien
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Cloud-Provider
  • SLA mit Verfügbarkeit, RPO, RTO
  • Exit- und Portabilitätsklausel
  • Datenlokalisierung und Transfer-Mechanismus (SCC / Adequacy)

Bei Verstoß: Zivilrechtliche Ansprüche bei Datenverlust; Regressansprüche abhängig vom Vertrag. DSGVO-Bußgelder bei Non-Compliance.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Betriebsrat beteiligen und Betriebsvereinbarung zum System abschließen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)
Wichtig 6–12 Wochen vor dem Go-liveRichtwert
Regel & Nachweise

Warum: Fast jede Software protokolliert Nutzeraktionen und ist damit zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet.

Gilt: nur wenn ein Betriebsrat besteht

Rechtsgrundlage: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind; die Eignung genügt. Ohne Einigung darf das System nicht eingeführt werden.

Regel aus der Compliance-Bibliothek
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
Kriterien
  • Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
  • Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
  • Anhörung vor jeder Kündigung (§102), schriftlich mit Begründung
  • Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)

Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Verfahrensdokumentation und revisionssichere Archivierung nach GoBD sicherstellen, E-Rechnung testen
Wichtig 4–8 Wochen vor dem Go-liveRichtwert
Regel & Nachweise

Warum: Steuerrelevante Daten müssen vollständig, unveränderbar und prüfbar aufbewahrt werden, auch nach dem Systemwechsel.

Gilt: wenn das System buchhaltungs- oder steuerrelevante Daten verarbeitet (ERP, Rechnungen, Kasse)

Regel aus der Compliance-Bibliothek
GoBD und E-RechnungAO §§ 146, 147; GoBD (BMF); UStG § 14
Kriterien
  • Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
  • Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
  • Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
  • Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
  • Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
  • Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)

Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.
Alle typischen Vorhaben und ihre Pflichten: Interne Projekte planen

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert eine SAP-S/4HANA-Einführung?
Im Beispielplan dauert eine SAP-S/4HANA-Einführung 53 Wochen in 14 Phasen, davon laufen 7 Phasen teilweise parallel. Die tatsächliche Dauer hängt von Unternehmensgröße, Ausgangslage und verfügbaren Ressourcen ab. Mit deinem Unternehmenskontext passt PathHub den Zeitplan entsprechend an.
Was kostet eine SAP-S/4HANA-Einführung?
Der Beispielplan kalkuliert rund 2.512.000 €, aufgeteilt auf 24 Budgetpositionen mit Menge und Einzelpreis. Die größten Posten sind Externe SAP-Dienstleister, Testmanagement, Change & Schulung. Es handelt sich um eine KI-Schätzung als Ausgangspunkt, nicht um ein Angebot.
Welche Risiken gibt es bei eine SAP-S/4HANA-Einführung?
Der Plan nennt 12 Risiken mit Gegenmaßnahmen. Am höchsten bewertet sind: Nicht kompatible kundeneigene Entwicklungen und Add-ons; Fehlerhafte Stammdaten- und Geschäftspartnerkonversion; Abweichungen bei Eröffnungsbeständen und Finanzabstimmungen.
Wer muss bei eine SAP-S/4HANA-Einführung beteiligt werden?
Der Plan sieht unter anderem diese Beteiligten vor: Geschäftsführung und Lenkungsausschuss, CFO beziehungsweise Finanzsponsor, CIO beziehungsweise IT-Sponsor, Gesamtprojektleitung, SAP-Implementierungspartner, SAP-Basis- und Infrastrukturteam. Für jede Rolle ist angegeben, warum und ab wann sie einzubeziehen ist.
Kann ich den Plan an mein Unternehmen anpassen?
Ja. Öffne den Plan ohne Anmeldung in PathHub, passe Phasen und Aufgaben an oder beschreibe dein eigenes Vorhaben. Mit Unternehmenskontext (Abteilungen, Freigabeprozesse, Betriebsrat, Compliance-Vorgaben) wird jeder weitere Plan genauer.

Weitere Projektplan-Beispiele

Projektplan: CRM-Einführung

15 Wochen · 6 Phasen · 33 Aufgaben

Projektplan: Büroumzug

11 Wochen · 6 Phasen · 38 Aufgaben

Projektplan: ISO-27001-Zertifizierung

29 Wochen · 10 Phasen · 65 Aufgaben

Projektplan: NIS2-Umsetzung

29 Wochen · 10 Phasen · 83 Aufgaben

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